eHealth op de werkvloer: Bosman GGZ integreert screener in aanmeldproces

In de serie eHealth op de werkvloer spreekt SmartHealth met zorgprofessionals die dagelijks te maken hebben met eHealth toepassingen. Veel van die technologische innovaties betekenen op papier efficiënter werken, kwaliteitsverbetering of kostenverlaging. Maar in de praktijk zijn er vaak genoeg obstakels te overwinnen. Een kwestie van tussen droom en daad? Deze week: Michiel Bosman, psychiater en directeur van Bosman GGZ.

“Ik heb zeven jaar geleden een GGZ-instelling opgezet. Ondertussen hebben we 15 locaties en 280 medewerkers. Met de invoering van de basis GGZ en gespecialiseerde GGZ (basis GGZ  is in 2013 de eerstelijns psychologische zorg, gespecialiseerde GGZ  is in 2013 nog de tweedelijns specialistische zorg) wilden we meer grip krijgen op wat er onze organisatie binnenkomt.

Eén van de belangrijkste eisen binnen zowel de basis- als de gespecialiseerde GGZ is dat er een waarschijnlijkheidsdiagnose - op basis van de anamnese, het medische vraaggesprek - opgesteld moet worden. Zonder psychiatrische diagnose kom je zowel de basis- als de gespecialiseerde GGZ niet meer binnen. Politici en verzekeraars hoopten dat de huisarts en zijn praktijkondersteuner GGZ (POH GGZ) de psychiatrische diagnose al zouden stellen. Maar voor veel huisartsen is dat nog een brug te ver. Zij hebben een patiënt met een probleem, niet een patiënt met een diagnose waarvan direct duidelijk is of deze persoon naar de basis- of gespecialiseerde GGZ moet – laat staan of hij of zij überhaupt wel bij ons terecht moet. Voor ons was het dus belangrijk om op een bepaalde manier controle te krijgen op die diagnostisering”, vertelt Michiel Bosman, psychiater en eigenaar van Bosman GGZ.

Alle aanmeldingen op één locatie

Bosman kwam in aanraking met Telepsy, een aanbieder van GGZ-screeningsinstrumenten. “Patiënten vullen een vragenlijst in en aan het eind van de lijst heb je een rijtje waarschijnlijkheidsdiagnoses en een indicatie van de ernst van de problematiek. Daarmee krijg je ook een indicatie of iemand naar de basis- of gespecialiseerde GGZ moet.”

Voordat Bosman de telescreening van Telepsy invoerde, gebruikten ze in alle instellingen al wel een online aanmeldformulier om doorverwijzing efficiënter te maken.

Een overzicht van antwoorden in Telescreen die tot een bepaalde indicatie leiden

“Mensen meldden zichzelf online bij één van onze GGZ-instellingen aan. Vanaf die locatie werd er hen een vragenlijst toegestuurd, die ze op hun eigen computer invulden en terugstuurden. Vervolgens bekeken onze medewerkers per locatie of er met de patiënt gewerkt zou gaan worden en werd er contact gezocht met de patiënt. Dat was een vrij omslachtig proces. Bij de invoer van Telepsy hebben we besloten om de aanmeldingen te centraliseren en daar een specialistisch team voor in te zetten. We hebben zo’n 5000 nieuwe patiënten per jaar, dan is het wel de moeite waard om voor die 100 patiënten per week een apart team op te zetten. Dat team is samengesteld uit ervaren psychologen. Alle aanmeldingen vanuit het hele land komen nu op één centrale locatie in Amsterdam binnen.”

Koppeling creëert klanttevredenheid

Niet alleen het aanmeldingsproces gaat op de schop. Open Forest, de ontwikkelaar van het interactieve aanmeldformulier van Bosman GGz, koppelt het formulier vervolgens aan het screeningsinstrument van Telepsy. “Daarmee hebben we de administratieve belasting in de praktijk flink omlaag gebracht.

Als iemand zich nu online aanmeldt op onze website, krijgen ze binnen een paar seconden al de vragenlijst van Telepsy in hun mailbox. Omdat het centrale team goed zicht heeft op wat er binnen de organisatie afspeelt, kan het team bijvoorbeeld ook aan patiënten voorstellen om naar een iets verder gelegen instelling te gaan, als er in de instelling bij hem of haar in de buurt op dat moment een langere wachttijd is. Zo creëer je ook meer klanttevredenheid.” Bosman en Telepsy zijn zo enthousiast over de koppeling tussen aanmeldformulier van Open Forest en de Telepsy screener dat inmiddels ook andere GGZ-instellingen interesse hebben getoond.

Aan een koppeling tussen de Telepsy formulieren en het elektronische patiëntendossier (EPD) van de Bosman GGZ-klinieken wordt momenteel gewerkt. “Dat zou heel handig zijn. Patiënten vullen hun gegevens in en die gaan volledig geautomatiseerd door naar het elektronische patiëntendossier. Toch blijkt die stap wel lastig in de praktijk. EPD leveranciers willen natuurlijk dat hun omgeving goed afgeschermd is - en dat is ook logisch - maar dat zorgt er wel voor dat het soms lastig is om ons EPD met andere externe partijen te laten 'praten'."

Screening terug bij de huisarts

Nog even terug naar de huisarts. Als er vanaf hun kant blijkbaar moeite is het met diagnosticeren van basis- of gespecialiseerde GGZ patiënten, zou het screeningsinstrument dan niet al bij de huisarts ingezet moeten worden? “Dat willen verzekeraars, met name Achmea, wel graag ja. Die hebben daar zelfs een eigen tool, genaamd Mirro, voor ingezet. Maar het probleem is dat huisartsen aangeven weerstand te hebben om een tool te gebruiken die door een verzekeraar op hun afgestuurd is, zeker omdat Mirro nog niet goed gevalideerd is. Het valideringsonderzoek van de Telepsy screener is inmiddels afgerond."

Een overzicht van indicaties in Telescreen

"Onze ervaring is dan ook dat huisartsen Mirro niet of nauwelijks gebruiken. Ik weet wel dat Telepsy met een soort mini-screener bezig is, die slechts vijf in plaats van 30 minuten tijd in beslag neemt, dus dat zou nog wel eens interessant kunnen zijn.

Het zou namelijk prachtig zijn als huisartsen zelf al zouden screenen op een min of meer gestandaardiseerde manier. Maar dan vraag je wel veel van een huisarts. Het lastige is dat wij in feite moeten wachten totdat de neuzen van alle verzekeraars én huisartsen dezelfde kant op staan. En dat duurt nog wel even: wij hebben met 15 vestingen in Nederland ook te maken met 40 verschillende gemeentes. En in al die gemeentes is de ene verzekeraar weer groter dan de andere."

Bosman: “Voor zorgverzekeraars is zo’n screeningsinstrument een groot voordeel. Het biedt hen de zekerheid dat wanneer iemand bij ons komt voor gespecialiseerde GGZ, die diagnose geen natte vinger werk is, maar gebaseerd is op logica.” De financiering van Telepsy binnen zijn GGZ-instellingen doet Bosman zelf. “We zijn een ondernemende organisatie, ik geloof niet zo in subsidie of dat soort zaken. Dan ben je vaak meer bezig met vergaderen over de voorwaarden dan het daadwerkelijke uitvoeren. We betalen Telepsy per afgenomen vragenlijst, dat gaat uiteindelijk om substantiële bedragen, maar per afname valt het nog wel mee. En ik zie een enorme meerwaarde. Zodra er iemand bij ons binnenkomt is de informatie over die persoon al veel meer gestructureerd dan voorheen. De intake is al voor een deel achter de rug: we weten niet alleen wat er op psychiatrisch niveau aan de hand is, maar ook wat de voorkeuren van de patiënt of ouders zijn, we weten hoe crisis-gevoelig het is, etc.”

Meer tijd voor de persoonlijke kant van het verhaal

En wat vinden patiënten er van? “Dankzij de koppeling met ons eigen inschrijfformulier en Telepsy’s screening, krijgen ze beide vragenlijsten snel achter elkaar in één proces.

Uit eerste reacties blijkt dat mensen het prettig vinden werken. Ze hebben direct het gevoel serieus genomen te worden. We vragen hen veel dingen in die eerste vragenlijst, maar het zijn zaken waarvan mensen goed snappen dat ze uitgevraagd worden. Vervolgen hebben wij tijdens de intake veel meer tijd voor de persoonlijke kant van het verhaal. We hoeven niet meer te vragen of iemand ’s nachts wakker ligt, maar we kunnen vragen naar de kwaliteit van slaap en de oorzaken."

Een overzicht van (in dit geval online) zorgaanbieders in Telescreen

Bij Bosman GGZ worden zowel kinderen als volwassen behandeld. De screening van de kinderen wordt door de ouders ingevuld. Een screener voor jeugd is net opgezet door Telepsy en draait nu in pilot-vorm bij Bosman GGZ. “We zagen direct dat er vragen in de screener staan die aangepast moeten worden aan kinderen – je hoeft hen immers niet te vragen naar de staat van hun huwelijk. We zien dat de vragenlijst inmiddels steeds beter past bij de problematiek van een kind, waardoor de uitkomst voor ons gevoel ook steeds logischer wordt. Dat geeft ons meer zekerheid dat we een kind dat bij ons binnenkomt passende hulp kunnen bieden.”

Snelle uitrol

De behandelaren bij Bosman GGZ merken zelf niet zo heel veel van het instrument, zij krijgen slechts de rapportage die er uit komt te zien.

Het aanmeldteam van Bosman GGZ heeft vooral actief met de screening te maken. “Zij hebben ons laten weten dat de screening in het begin even wennen was, maar dat het een heel vriendelijk instrument is. En er is ook veel ruimte voor verbetering en aanpassing. Soms hebben we zaken die we net wat anders willen, maar dan zijn de lijnen met Telepsy gelukkig kort.”

Telescreen werd begin dit jaar voor het eerst ingezet bij Bosman GGZ, dus de uitrol is snel verlopen. “Doordat we via de koppeling met ons eigen aanmeldformulier alles naadloos op elkaar konden aansluiten, is het proces inderdaad snel verlopen. Die koppeling hebben we goed getest en daarna omgezet, en vanaf dat moment kwamen de 100 aanmeldingen per week niet meer op allerlei verschillende locaties binnen, maar allemaal via één centraal aanmeldteam.”

Meer doen met eHealth

Bosman denkt erover om ook huisartsen toegang te geven tot hun site om patiënten rechtstreeks bij de GGZ-instelling aan te melden. “Maar daar twijfelen we wel over. In de praktijk blijkt het namelijk beter te werken als een huisarts zegt ‘ik heb goede ervaring met deze GGZ-instelling, meldt jezelf maar aan via de website’ – dan voelen patiënten zich meer serieus genomen.

Ze zijn immers al gewend om bijvoorbeeld zelf hun bankzaken online te doen, dus het aanmelden bij een GGZ-instelling kunnen ze ook prima zelf doen.”

Zijn er naast het screeningsinstrument van Telepsy nog andere plannen rondom eHealth in de praktijk? “Zodra de koppeling tussen Telepsy en het EPD is gemaakt, willen we nog meer vragenlijsten van hen af gaan nemen. Een deel daarvan doen wij nu nog op papier.” En hoewel eHealth in de GGZ volgens Bosman nog niet echt hard loopt – “de tijdgeest moet nog een beetje om” – staat de directeur van Bosman GGZ beslist open voor andere vormen van e-mental health. “Zeker voor een combinatie van face-to-face en online. Onze klanten zitten door het hele land, zelfs op de Waddeneilanden. Voor hun zou het wel handig zijn als ze niet iedere keer de boot hoeven te nemen voor een sessie.”

eHealth gaat volgens Bosman in ieder geval nog veel verder ontwikkelen. “Ik denk dat het meer wordt dan alleen communiceren of oefeningen doen online. Sterker nog: het verschil tussen contact op kantoor en contact via de webcam gaat op den duur verschijnen. Maar dat zal nog wel een tijdje duren.”

Alle afleveringen lezen van eHealth op de werkvloer? Klik dan op deze overzichtpagina