Waarom deze apotheker nog niet zonder fax kan

Apothekers zouden het liefst alle recepten elektronisch ontvangen in het eigen systeem. In de praktijk ontvangt apotheker Jaap Dik elke dag gemiddeld 50 gefaxte recepten en ontslagoverzichten van ziekenhuizen en is daar veel tijd aan kwijt. Zelfs als het ziekenhuis is aangesloten op het LSP blijft de fax onmisbaar.

Apotheek Vianen zit samen met een huisartsenpraktijk onder een dak. De recepten van de huisartsen komen elektronisch binnen in het apotheek informatie systeem. Ze worden geprint op groen papier en liggen op stapeltjes in de receptenkamer, klaar om verwerkt te worden. Een prima systeem. Helaas sturen de meeste ziekenhuizen hun recepten nog op papier of per fax, en dat gaat een stuk minder soepel. In de hoek staat een grote rechthoekige apparaat, met roze papier. Apotheker Jaap Dik laat een flinke stapel roze faxen zien, het is de opbrengst van vandaag. Apotheek Vianen ontvangt gefaxte recepten van ziekenhuizen uit de wijde omgeving: het Diakonessenhuis, het Antonius, het St Jansdal, het Beatrixziekenhuis, het Meander MC, het AMC en het UMC Utrecht. Sommige van deze ziekenhuizen staan bekend om hun vooruitstrevende ict-systeem, anderen zijn netjes aangesloten op het landelijk schakelpunt. Toch blijft de fax voor al deze ziekenhuizen onmisbaar.

Een rapport van Nictiz over informatie-uitwisseling door de apotheek liet het al zien: slechts 17% van de apotheken ontvangt elektronisch recepten van een medisch specialist in het systeem, de bulk gaat nog op papier of per fax. Apothekers zijn veel tijd kwijt met het verwerken van deze recepten. Er is veel onduidelijkheid over wat de apotheek nog moet afleveren, wat gewijzigd of gestopt is en wat nog op voorraad ligt bij de patiënt. Een betere verbinding tussen het ziekenhuis en de openbare apotheek zou wenselijk zijn, vinden vrijwel alle apothekers. "Het gekke is dat het papieren ontslagrecept meestal wel elektronisch is voorgeschreven", zegt apotheker Jaap Dik. "De specialist print het uit en faxt het vervolgens naar de apotheek. Veel ziekenhuizen vinden dat dit prima werkt en hebben geen zin om te investeren in een elektronische verbinding."

Japanse puzzel

Dik laat een voorbeeld van een gefaxt ontslagrecept zien en spreidt vier pagina’s uit op tafel. Op de pagina’s staat de ontslagmedicatie, de gestopte medicatie en tenslotte een rijtje met de labwaarden. De apotheker moet nu alle medicijnen controleren met het eigen medicatieoverzicht ernaast. Het kost hem een half uur. Dat is nodig, om duidelijk te krijgen wat moet worden afgeleverd. Er zit wel eens een fout in. Dik: "Kijk hier maar. Deze patiënt krijgt nu een antistollingsmiddel, een korte keten heparine en een plaatjesremmer. Zoveel bloedverdunning kan gevaarlijk zijn. Daar moet ik even over bellen."

Extra lastigheid: de apotheek heeft de geneesmiddelen op alfabet in het systeem staan en op het ontslagrecept staan ze vaak op ATC-code of op merknaam. Ook de dosering staat niet altijd in dezelfde volgorde. Dik laat een andere fax zien, met een wirwar aan voorschriften voor prednisolon. Pillen van 5, 10 en 20 mg staan door elkaar met verschillende data. "Dit is een afbouwschema", verklaart Dik. "Mijn collega heeft hier een handig nieuw schema voor bedacht, zodat wij het op de juiste volgorde kunnen zetten. Ik weet ook niet waarom wij deze recepten zo ‘ad random’ binnen krijgen. Het is soms net een Japanse puzzel."

Een collega heeft een eigen schema bedacht voor ordenen van de ‘ad random’ prednisolongrecepten

Stopbericht

Als het ziekenhuis op het landelijk schakelpunt is aangesloten gaat uitwisselen een stuk beter. Maar ook dan gaat het nog niet perfect. Een van de problemen is namelijk dat het schakelpunt geen mutatie- en stopberichten kan verwerken. Kreeg de patiënt bijvoorbeeld voor opname een bloeddrukverlager, en staat deze niet op het ontslagrecept, dan moet dat gecheckt worden. Misschien gebruikt de patiënt het nog wel, maar stond het niet op het ontslagrecept omdat hij nog genoeg voorraad in huis had. Voor de medicatiebewaking is het belangrijk dat duidelijk is of het middel nog geslikt wordt of niet. Dat is ook de reden dat ontslagrecepten van het nabijgelegen Antoniusziekenhuis via het LSP en de fax binnenkomen. De apotheek legt ze vervolgens naast elkaar.

Jaap Dik heeft meegewerkt aan een landelijke oplossing voor de ontbrekende mutatie- en stopberichten. Onder de naam ‘Informatiestandaard Medicatieproces’ hebben de grote zorgpartijen, zorgverzekeraars en Nictiz een technische oplossing bedacht. Dik: "De medicatie komt in het nieuwe systeem los te staan van de logistiek. Je krijgt dan een bericht met de wijzigingen in het medicatieoverzicht en een apart bericht met een verstrekkingsverzoek voor wat de patiënt nog nodig heeft. Deze oplossing wordt nu in pilots getest."

Al tien jaar zwanger

Het ontbreken van mutatie- en stopberichten is niet de enige lacune van het LSP. Ook de labwaarden kunnen niet goed worden uitgewisseld. Het Antonius gebruikt de zorgregels met vrije tekst voor labwaarden zoals creatinine, INR, kalium en natrium. Andere ziekenhuizen zetten het ergens op het ontslagrecept. Dik laat een fax zien met een stempeltje: ‘MRD>60’, met daarbij een onleesbare datum. "Nu weet ik nog niks. Hoe hoog was de nierfunctie precies? Dat maakt nogal wat uit voor de dosis van veel medicijnen."

Een ander probleem is dat de systemen barsten van de contra-indicaties. Dik laat het zien: "Deze mevrouw is al tien jaar zwanger, en krijgt bij elk nieuw medicijn veel waarschuwingssignalen. Maar ik kan de contra-indicatie niet uit het systeem verwijderen. Dat kan alleen bij de zorgverlener die het erin heeft gezet. Soms gaan we een middagje een deel van de contra-indicaties-opschonen, het is een enorm karwei. Dat is ook echt een tekort van het ontwerp van het LSP. We willen niet dat anderen onze dossiers kunnen wijzigen, maar dit is wel een lastige consequentie."

Alles bij elkaar is Dik een halve fte kwijt met het controleren van de papieren recepten en nabellen van de specialisten over alle onduidelijkheden. En dan nog gaat er wel eens wat mis. Dik krijgt als regiobestuurder alle uitwisselingsfouten onder ogen in de regio en ziet regelmatig calamiteiten door de slechte uitwisseling van informatie. Mensen worden bijvoorbeeld opnieuw opgenomen door een hoge dosis bij slechte nierfunctie, of door een uit de hand gelopen allergie of vanwege een medicijn waarvoor een contra-indicatie was.

Voorbeeld van ID-kaart van Estland

Estland en Denemarken: e-recept

Het kan ook anders. Dat laat een land als Estland zien, waar 98% van de recepten elektronisch wordt uitgewisseld via een schakelpunt. Het medisch dossier is voor alle Esten in te zien. Jaap Dik is gefascineerd door het Estlandse digitale burgerschap, waarbij alle informatie via het ‘X-road’- schakelpunt gaat, ook belasting- en bankzaken. Voor al die gevoelige informatie is natuurlijk een stevig beveiligingssysteem nodig. Dat is onder meer de ID-kaart met pincode, waarmee mensen zich kunnen identificeren. De apotheker heeft zelf ook een Estlandse ID-kaart aangevraagd. Hij doet er verder nog niks mee, maar laat trots de ID-kaart zien met unieke code.

Dik ziet ook de keerzijde van het systeem in Estland. Uit metingen blijkt bijvoorbeeld dat mensen nog helemaal niet zoveel kijken in hun medisch dossier. En de apotheek krijgt het recept pas als de patiënt aan de balie zijn ID-kaart laat scannen en de pincode intypt. Zelf maakt Dik het gros van de recepten klaar voordat de patiënt zich meldt. Ook zijn veel patiënten niet meer in staat zelf naar de apotheek te komen, om hun pasje te scannen. Dik: "Het Estlandse systeem gaat echt uit van de eigen regie van mensen. In mijn apotheek zijn veel mensen hun eigen regie al kwijt. Ze zijn bijvoorbeeld bedlegerig en kunnen niet meer naar de apotheek komen om toestemming te geven voor delen via het landelijk schakelpunt. Zij willen gewoon dat de medicatie goed voor hen wordt geregeld."

Het elektronisch recept van de specialist laat dus nog even op zich wachten. Tot alle ziekenhuizen zijn aangesloten op het schakelpunt, en de tekortkomingen gerepareerd zijn, zal de fax nog flink blijven draaien in de apotheek. Zo ook in Vianen. Vorige winter ging elke avond rond 20.00 het inbraakalarm af, maar nergens was een inbreker te bekennen. De apothekersassistenten bleven maar zoeken wat er aan de hand was. Tot dat de schuldige eindelijk werd gevonden: de fax. Het ziekenhuis stuurde rond acht uur automatisch alle ontslagrecepten op. Het apparaat werd zo heet dat het inbraakalarm dacht dat er een persoon rond liep.

Meer lezen?

Apothekers willen fax overbodig maken

eHealth week 2016: de highlights

VZVZ wint ook in hoger beroep LSP-rechtszaak

Blog: “Kunt u dat even naar ons toe faxen?”

Nictiz - medicatieproces