eHealth op de werkvloer: een cultuurverschuiving binnen de organisatie

In de serie eHealth op de werkvloer spreekt SmartHealth met zorgprofessionals die dagelijks te maken hebben met eHealth toepassingen. Veel van die technologische innovaties betekenen op papier efficiënter werken, kwaliteitsverbetering of kostenverlaging. Maar in de praktijk zijn er vaak genoeg obstakels te overwinnen. Een kwestie van tussen droom en daad? Deze week: Niels Bloembergen, pedagogisch medewerker bij expertise- en behandelcentrum Reik in Leeuwarden.

Niels Bloembergen is vanaf het eerste uur betrokken geweest bij de plannen voor een eHealth toepassing binnen expertise- en behandelcentrum Reik. Reik is gericht op de behandeling en begeleiding van kinderen, jongeren en volwassenen met een licht verstandelijke beperking. “Begin 2011 hebben we vanuit Reik het initiatief genomen om samen met twee andere organisaties een eHealth platform te ontwikkelen. Dit hebben we samen met Jouw Omgeving b.v. ontwikkeld. Hoewel wij direct enthousiast waren, hebben we vervolgens eerst met cliënten overlegd. ‘Zien jullie dit zitten? En hoe zien jullie zo’n platform voor je?’. Van daaruit zijn we begonnen met bouwen en langzaam gestart met de eerste pilots in de praktijk.”

Jouw Omgeving is een virtuele ontmoetings- en behandelplek voor cliënten, zorgverleners en mantelzorgers. “Cliënten kunnen op ieder apparaat (tablet, smartphone of computer) met een internetverbinding gebruik maken van Jouw Omgeving. Je moet het voor je zien als een bord met knoppen met verschillende functies", zegt Bloembergen. "Een cliënt ziet alle personen die betrokken zijn bij de behandeling. Met die zorgverleners kunnen cliënten vervolgens ook online contact opnemen via de berichtenmodule. Daarnaast zien de cliënten hun zogeheten werkpunten. Voorheen was het voor hen niet altijd duidelijk aan welke persoonlijke doelen ze werkten binnen ons centrum. Nu kunnen cliënten de rapporten die wij bijhouden over hun ontwikkelingen ook zelf inzien.” De eHealth omgeving heeft volgens Bloembergen een hoge fun-factor. “Cliënten kunnen foto-albums maken, hun favoriete websites toevoegen en een online dagboek invullen. Dat dagboek is overigens wél alleen voor de cliënten zelf toegankelijk.”

Jouw Omgeving homescreen

Cliëntportaal en werkomgeving ineen

Jouw Omgeving is dus een gezamenlijke werkplek voor de cliënten én de zorgverleners binnen Reik. Om die gedeelde werkomgeving te bewerkstelligen werden de bestaande patiëntendossiers een paar jaar geleden omgebouwd zodat ze eenvoudig te digitaliseren zijn. Vervolgens werd het primaire werkproces binnen Reik volledig afgestemd op het werken met Jouw Omgeving. Dat is uniek, volgens Bloembergen. “Wij hebben als enige zorginstelling het hele proces, van de intake tot aan het eindverslag en alles daar tussenin, in Jouw Omgeving gezet. Daarmee hebben we de primeur in Nederland.”

Jouw Omgeving is een open (beveiligde) omgeving, waar onder andere de rapportages van gesprekken tussen zorgverleners en cliënten worden bijgehouden. Jouw Omgeving is volledig transparant: er zijn geen delen afgeschermd voor de cliënten. Dat betekent dus dat cliënten alles kunnen lezen. En daar zijn zij heel tevreden mee, vertelt Bloembergen. “De cliënten geven aan dat ze het fantastisch vinden dat ze eindelijk 'het grote geheim' – zo ervaren ze dat althans – kunnen lezen. Soms gingen ze er vanuit dat er een negatief verhaal zou staan. Ergens is die achterdocht wel te verklaren: veel aantekeningen worden buiten het zicht van de cliënt gemaakt. Na afloop gaat de deur van de spreekkamer dicht en krijg je als cliënt niets mee van zo’n rapportage."

Vragenlijst in Jouw Omgeving

Een ander winstpunt volgens cliënten van Reik is dat dankzij Jouw Omgeving zorgverleners dichter bij hun wereld komen. Bloembergen: "Dankzij mobiele technologie treffen we elkaar nu ook online. En cliënten vinden het fijn om af te zijn van de stoffige boekjes waarin ze voorheen hun werkpunten moesten noteren.”

Niet gewend om informatie te delen

Ondanks de lof van de cliënten is er voor de zorgverleners binnen Reik wel sprake van een omslag. “De invoering van Jouw Omgeving betekende een flinke cultuurverandering binnen onze organisatie. Zorgverleners zijn niet gewend om hun eigen rapportages te delen. De online omgeving maakt ze bewust van de dingen die ze op papier zetten en hoe bepaalde dingen mogelijk verkeerd kunnen worden geïnterpreteerd. De eerste zorgverleners waren dan ook sceptisch en een tikje angstig: hoe moet ik het dan opschrijven? Maar je moet niet vergeten dat cliënten in feite altijd het recht hebben om hun rapportages op te vragen. Dat gebeurt in de praktijk alleen nauwelijks, maar feitelijk verandert er dus niet zoveel.”

Naast de trainingen om technisch met Jouw Omgeving te werken oefent Bloembergen met collega's ook in het transparant rapporteren. “Je merkte dat er nog wel wat slagen gemaakt moesten worden wat betreft taal. Wij kunnen in prachtige volzinnen dingen opschrijven, maar daar zijn we vanaf gestapt. Bij een zin als ‘de cliënt heeft kennis van de basale infrastructuur’ haken de meesten toch af.

Rapportages moeten in de taal van de cliënt geschreven worden. Een strategie daarbij is de cliënt betrekken bij het opstellen van de evaluatie: hoe wil jij dat het er staat? Door dat proces realiseerden we ons tegelijkertijd dat we cliënten in hun behandelplan ook vaak in veel te moeilijke taal aangesproken hebben.”

Sociale netwerk kaart in Jouw Omgeving

Een cliënt kan sinds 1 december ook zijn of haar zorgverlener ‘meehelpen’ om in Jouw Omgeving rapportages bij te houden. “Die taak is traditioneel gezien weggelegd voor de zorgprofessional, maar wij zijn aan het uitproberen wat het betekent als cliënten dit zelf doen. Na afloop van een gesprek zegt de zorgverlener: schrijf jij maar op waar we het over hebben gehad, dan lees ik dat na. Hoewel het animo nog moet groeien voor deze dienst, zijn de eerste testen die we ermee hebben gedaan veelbelovend.”

De voordelen van Jouw Omgeving

Inmiddels zien de zorgverleners bij Reik de voordelen van de online omgeving. “Zorgverleners merken dat die transparantie zorgt voor een betere band met hun cliënten. Daarnaast maakt Jouw Omgeving het mogelijk dat alle hulpvormen met elkaar samenwerken. Als een cliënt in het weekend naar huis gaat, kunnen ouders in het dossier bijhouden hoe het is geweest. Normaal mistte een zorgverlener dat stukje informatie, dus dat is een mooie aanvulling.”

Ook voor een organisatie heeft Jouw Omgeving de nodige voordelen, zegt Bloembergen. “We zijn ooit met dit eHealth platform begonnen om een kwaliteitsverbeteringsslag te slaan binnen ons centrum. Inmiddels is gebleken dat werken met Jouw Omgeving een efficiëntie-slag en kwaliteitsverbetering ineen is. De tijd om een rapportage te maken in ons oude systeem nam 60% meer tijd in beslag dan in ons huidige systeem. Hoewel het een flinke investering was voor Reik, zijn wij erg tevreden.”

En waar staat Reik over een jaar? “Dan heeft elke cliënt binnen Reik - naast zijn complete behandeling, werkplan en rapportage - zijn of haar eigen cliëntendossier 24/7 online beschikbaar. Die digitale dossiers worden op dit moment nog gevuld, aangezien we de informatie van papier naar digitaal hebben overgezet, maar daar zetten we nu vaart achter.”

Alle afleveringen van eHealth op de werkvloer lees je hier