In de serie eHealth op de werkvloer spreekt SmartHealth met zorgprofessionals die dagelijks te maken hebben met eHealth toepassingen. Veel van die technologische innovaties betekenen op papier efficiënter werken, kwaliteitsverbetering of kostenverlaging. Maar in de praktijk zijn er vaak genoeg obstakels te overwinnen. Een kwestie van tussen droom en daad? Deze week: Frans Faber, hoofd van de operatiekamer van het Antonius Ziekenhuis Sneek.
Frans Faber heeft eigenlijk twee expertises. Hij is opgeleid in het ziekenhuis en de geestelijke gezondheidszorg en werkte jaren in diverse functies. Tijdens zijn carrière in de zorg specialiseerde hij zich verder in bedrijfskunde en zorglogistiek. “Die twee werelden probeer ik samen te brengen”, vertelt Faber. “Het warme hart voor de zorg, en de noodzaak voor optimale bedrijfsprocessen, om inhoud en proces op elkaar af te stemmen.”
Tweeënhalf jaar geleden werd hij gevraagd voor de functie van hoofd van de operatiekamer, kortweg OK.
“In de operatiekamer gebeurt inhoudelijk veel, maar het is tegelijkertijd ook een logistiek bedrijf”
“In de operatiekamer gebeurt inhoudelijk veel, maar het is tegelijkertijd ook een logistiek bedrijf”, vertelt Faber. “Het gaat niet alleen over de inzet van hoog gespecialiseerd personeel, maar ook om goederenlogistiek en zorglogistiek. Al die processen moeten zo goed mogelijk op elkaar aansluiten, en van hoge kwaliteit zijn. De OK is een kostbare afdeling, waar veel materiaal gebruikt worden en de loonkosten door de inzet van gespecialiseerd personeel hoger ligt.”
Om de voorbereiding en het werk in de OK te optimaliseren, zet een ziekenhuis vaak een team op van procesbegeleiders en controleurs. “Alle apparatuur in een operatiekamer is heel specifiek en kostbaar. Er was in het Antonius Ziekenhuis altijd al een hoofd OK, maar vroeger werd er meer vanuit de medische inhoud beoordeeld. De laatste jaren kiest men er steeds meer voor om ook de bedrijfskundige kant te profileren”, vertelt Faber.
Prachtige rapporten
“Een van de pijlers van ons ziekenhuis is hoge kwaliteit zorg leveren. Zo willen we wondinfecties na operaties (zogenaamde postoperatieve wondinfectie, of POWI’s) voorkomen en hebben we een strenge hygiënediscipline, maar ook zaken als antibiotica, en temperatuur van de patiënt wil je nauwlettend in de gaten houden voor, na en tijdens een operatie.”
“Voorheen maakten we een bundel, een document met alle rapporten om de kans op infecties drastisch te verlagen. Dat is een prachtig document”, vertelt Faber, “maar hoe krijg je nu de professionals, die een hoge productie draaien op de OK en werken vanuit hun eigen deskundigheid, gepassioneerd en gedreven om dat te gaan handhaven? Je zag dat het eerst vooral leefde bij het management. Dan werd er bijvoorbeeld bekeken hoe vaak de OK deur open ging – onnodig vaak openen van de deuren tijdens een operatie vergroot te kans op bacteriën en wondinfecties. Wanneer uit dat maandelijkse overzicht bleek dat de deuren toch te vaak werden geopend, werden artsen en verpleegkundigen daarop geattendeerd. ‘We zullen er aan denken’, hoorde je vaak.”
Operatiekamer cockpit
Samen met het Zaans Medisch Centrum, het Gelre Ziekenhuis Apeldoorn, het VU medisch centrum, en het Havenziekenhuis Rotterdam werkt het Antonius Ziekenhuis
De vijf ziekenhuizen spannen zich samen in om een operatiekamer cockpit te ontwikkelen
sinds 2012 samen om het veiligheidsmanagementsysteem postoperatieve wondinfecties te implementeren, een set aan maatregelen om de kans op wondinfecties te verlagen. Maar de vijf ziekenhuizen gaan nog een stap verder. Ze spannen zich met elkaar en met het bedrijf NewCompliance, een spin-off bedrijf van de TU Delft, in om een operatiekamer cockpit te ontwikkelen. Die cockpit is een instrument om de kwaliteit en veiligheid op de OK te waarborgen en te verbeteren, en om een rapportcijfer te geven over patiëntveiligheid.
Die cockpit is op het eerste oog een extra beeldscherm, met als onderscheidende factor dat alle informatie die cruciaal is voor en tijdens een operatie daarop verzameld wordt. “Op het scherm voor de operatiekamer is zichtbaar: welke patiënt is er nu in de OK, voor welke ingreep, hoe lang duurt de operatie nog? In de OK wordt ook een scherm geplaatst waarop alle belangrijke parameters worden weergegeven. Hoe is de luchtkwaliteit en overdruk, wat zijn parameters die van invloed zijn op een infectie? Al die informatie wordt gevisualiseerd op een bord, de cockpit.”
Faber: “Voor we starten met een operatie kijken we met hele team op het scherm. Zijn alle parameters goed? Wanneer een chirurg ziet dat de antibiotica te laat is toegediend, kan hij of zij dat direct vragen aan de verpleegkundige. Je kunt elkaar aanspreken op gedrag. Aan het einde van de operatie kijk je nog een keer samen naar de cockpit. Bovendien krijg je als team een rapportcijfer, een kwaliteitscijfer gebaseerd op de metingen.”
Visualiseren van gedrag
Hoe ontstond het idee voor een cockpit in de OK? Faber: “Ik zocht naar een oplossing gebaseerd op de visualisatie van gedrag, zodat je kunt zien wat een bepaalde handeling teweegbrengt. Wat we met de operatiekamer cockpit doen is simpelweg de parameters zichtbaar maken. Artsen en verpleegkundigen hoeven niets in te voeren, de informatie in de cockpit wordt uit het ziekenhuisgebouw beheersysteem en uit het elektronisch patiëntendossier (EPD) gehaald. Zo hebben we bijvoorbeeld ook deurtellers geïnstalleerd die verspringen op het moment dat je de deur opent; de monitor kleurt rood voor en in de OK”, vertelt het hoofd van de operatiekamer.
“De cockpit maakt kritische gegevens – over het gebouw en de luchtbeheersing, over risico’s op wondinfectie en vitale functies – onderdeel van het OK proces.
"Door die cockpit kun je elkaar aanspreken op wat goed gaat en wat beter kan"
Met behulp van een beeldscherm vol informatie visualiseer je gedrag. Door die cockpit kun je elkaar aanspreken op wat goed gaat en wat beter kan”, vertelt Faber. “Stel, iemand doet een keer te veel de deur open tijdens een operatie, en krijgt daardoor een lager rapportcijfer. De arts die de operatie uitvoert ziet dat en spreekt zijn team daarop aan: ‘waarom hebben we maar een acht in plaats van een tien?’ Dat rapportcijfer levert directe feedback aan de specialisten en verpleegkundigen die samenwerken in de OK.”
Daarnaast ontwikkelde de leverancier een analyse tool. Voorheen gingen de kwaliteitsmedewerkers één keer per kwartaal om tafel zitten om een verbetersrapport op te stellen. Faber werkte lange tijd alleen maar met lijstjes met cijfers waaruit informatie gehaald moest worden. Met de introductie van de OK cockpit kan nu tot patiëntniveau informatie worden herleid. “Op die manier kom je er bijvoorbeeld achter dat de antibiotica niet in alle gevallen op tijd werd toegediend. Uit onze analyse bleek dat het voorschrijven van die antibiotica omslachtig verliep. Via de gegevens van de OK cockpit wordt geanalyseerd waar de bottleneck zit en hoe het verholpen kan worden.
Gebruikers en ICT’ers aan tafel
Het klinkt als een grote verbetering: alle cruciale informatie verzameld op het moment dat de patiënt de operatiekamer in wordt gereden. Hoe zit de OK cockpit technisch in elkaar? Faber: “We hebben koppelingen gebouwd met het gebouwbeheersysteem en ons EPD. In het begin was dat wel mijn angst: hoe regelen we die koppelingen en het beheer, wie is er verantwoordelijk voor? Wat we hebben gedaan is gebruikers en ICT’ers aan tafel zetten om de implementatie voor te bereiden. We wisten dat er beproefde koppelingen waren, dat was geen punt. Waar je naar streeft is om gebruikers en programmeurs op één lijn te krijgen. Dat is best spannend en daar zit de meeste tijd in.”
In die zes maanden voorbereidingstijd denkt de werkgroep na over technische details – in welke velden staat A en B, en hoe wil ik dat gepresenteerd hebben –
"De cockpit bouwt een soort check- en verbetercyclus in, en dat wordt omarmd door professionals”
maar ook over procesoptimalisatie. “Bij een hoge productie en snelle omlooptijd op de OK komen veel zaken kijken. Artsen en verpleegkundigen gaven aan: ‘kijk eens hoeveel tijd ik kwijt ben met registratie en controles’. Daar schrok ik van. De registratiedruk rondom de OK is groot. De cockpit vermindert die druk niet, maar biedt wel meer informatie om tijdens de operatie te kunnen bijsturen. De cockpit bouwt een soort check- en verbetercyclus in, en dat principe wordt omarmd door professionals.”
Hoe kreeg Faber de Antonius-medewerkers gemotiveerd voor de tool? “Het systeem nodigt juist uit om het te gaan gebruiken. Men ervaart het als hulpmiddel, en niet als druk. Een uitgangspunt voor ons was dat alle medewerkers het nut en noodzaak in moeten gaan zien van de OK cockpit.” Een van positieve bijeffecten van de cockpit is de aanspreekcultuur die wordt gestimuleerd. “Dat is het meest lastig om te beïnvloeden als management, en deze toepassing nodigt juist echt uit. Doordat ik de teller zie verspringen op een scherm, praat dat makkelijker met elkaar. Waarom zien we afwijkende waarde, en waarom werd de deur twee keer te veel geopend?”
Bezuinigen en innoveren
Was het lastig om financiering te krijgen om de operatiekamer cockpit te kunnen ontwikkelen? “We hebben de stelregel in het ziekenhuis: bij iedere innovatie schrijf je altijd een business case. De financiering van de cockpit bestaat voor de helft uit bezuinigingen: door het opnieuw inrichten van het magazijn en een ander systeem te implementeren hebben we een hoop bespaard. De andere helft heeft ziekenhuis ons gegund omdat patiëntveiligheid en externe verantwoording hoog op de agenda staan.
Dat artsen en verpleegkundigen tevreden zijn met de rapportcijfers via de cockpit en de visualisatie van belangrijke informatie is logisch,
"Een patiënt mag altijd inzage hebben in zijn of haar dossier"
maar hoe worden patiënten er beter van? “Bij de sign-out, na de operatie, lezen we hardop voor hoe alles gegaan is. De patiënt is in een deel van de gevallen wakker. En een patiënt mag altijd inzage hebben in zijn of haar dossier. Daarin kan iemand ook zien hoe wij met kwaliteit omgaan en welk rapportcijfer de operatie krijgt.”
Faber: “Het is mogelijk dat het OK-team een onvoldoende haalt, als je maar wel kunt onderbouwen wat dat cijfer verklaart. Misschien is de deur vaker open geweest dan gewenst, doordat er extra materiaal moest worden gehaald. Bij acute situaties, zoals een keizersnede, lopen er meer mensen de operatiekamer binnen. Dan kunnen we ook onderbouwen waar dat cijfer vandaan komt.”
Zorgveiligheidsprijs
Onlangs stond Faber met een collega op de gang te praten, die opmerkte dat de deurteller versprong. “Dat is het mooie van de visualisatie en de feedback via de cockpit. Mensen zien het constant vanuit hun ooghoek. En ze reageren er ook op: wanneer het niet lukt om de norm te halen, gaan we in gesprek om te kijken of we iets moeten aanpassen.”
De OK cockpit was één van de drie genomineerden van de Zorgveiligheidsprijs die jaarlijks wordt georganiseerd door de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Faber: “Die waardering vanuit de Inspectie is mooi. De cockpit is echt een tool die op de werkvloer iets teweegbrengt.”
Meer eHealth op de werkvloer? Bekijk hier alle afleveringen.
Trackbacks & Pingbacks
[…] In de serie eHealth op de werkvloer spreekt SmartHealth met zorgprofessionals die dagelijks te maken hebben met eHealth toepassingen. In dit item spreekt Frans Faber, hoofd van de operatiekamer van het Antonius Ziekenhuis Sneek, over de positieve effecten van het gebruik de OK Cockpit. Het artikel kunt u hierlezen. […]
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!