eHealth op de werkvloer: veilig foto's sturen in het ziekenhuis

In de serie ‘eHealth op de werkvloer’ spreekt SmartHealth met zorgprofessionals die dagelijks te maken hebben met eHealth-toepassingen. Veel van deze technologische innovaties betekenen op papier efficiënter werken, kwaliteitsverbetering of kostenverlaging: maar in de praktijk zijn er vaak genoeg obstakels te overwinnen. Een kwestie van tussen droom en daad? Deze week: Quirijn Eijsbouts, chirurg in het Spaarne Gasthuis.

Het Spaarne Gasthuis is een digitaal ziekenhuis en al jaren koploper op dit gebied, vertelt Eijsbouts. In 2009 nam het Spaarne Gasthuis het Amerikaanse elektronische patiëntendossier Epic in gebruik. Sinds 2011 kunnen patiënten online via Mijn Spaarne Gasthuis communiceren met hun zorgverlener, uitslagen bekijken van onderzoeken, afspraken maken en vragenlijsten invullen. Sinds kort kunnen patiënten ook thuis of onderweg hun medicatie inzien in hun medisch dossier. Via het patiëntenportaal van het Spaarne Gasthuis kunnen patiënten thuis opzoeken welke medicijnen door welke zorgverlener zijn voorgeschreven, en de hoeveelheid, instructies voor het innemen, eigenschappen en bijwerkingen van de medicijnen nalezen.

Haiku en Canto

Het Spaarne Gasthuis nam in 2014 als één van de eerste ziekenhuizen in Nederland twee applicaties voor Epic in gebruik. De applicaties Canto (iPad) en Haiku (iPhone) zijn speciaal bedoeld voor medisch specialisten om op beveiligde manier patiëntgegevens in te zien. Zo kunnen medisch specialisten op hun eigen smartphone of tablet patiëntendossiers inzien, ook thuis of tijdens de visite aan patiënten in het ziekenhuis. De applicaties werken direct vanaf de server van Epic, dus er worden er geen gegevens opgeslagen op de telefoon of tablet.

Deze applicaties zijn sinds 2014 op kleine schaal in gebruik voor de medisch specialisten en arts-assistenten van het Spaarne Gasthuis, maar nog niet voor al het personeel beschikbaar. Voor het digitale zorgaanbod voor patiënten ligt er met Mijn Spaarne Gasthuis een stevig fundament, maar chirurg Quirijn Eijsbouts mistte voor collega’s een eHealth-toepassing om veilig met elkaar te kunnen communiceren en foto’s te delen. Eijsbouts greep de recente discussie over het gebruik van WhatsApp onder artsen en specialisten aan om het belang van de beveiligde applicaties aan het bestuur van zijn ziekenhuis duidelijk te maken.

Foto’s via WhatsApp

“Het gebruik van WhatsApp en e-mailen in onbeveiligde systemen gebeurt al veel langer, omdat er weinig bruikbare diensten zijn om makkelijk een foto te maken en collega’s om een consult te vragen. Het grote probleem met diensten als iCloud en WhatsApp is dat foto’s en data op een device en in een commerciële cloud komen te staan”, aldus de chirurg.

Nuttige functie van Haiku en Canto is dat de apps een foto functie (clinical image capture) hebben, vertelt Eijsbouts. “Als ik een foto maak via de applicatie, dan wordt vervolgens ook gevraagd om er commentaar bij te zetten, bijvoorbeeld bij een foto van een wond. Deze foto’s kan ik opslaan, en deze worden rechtstreeks naar het medisch dossier van de patiënt gestuurd, waar mijn collega’s de bestanden ook kunnen zien. Ik gebruik mijn eigen iPad daarvoor, maar de foto’s die ik maak worden niet opgeslagen in het fotobestand van mij tablet, maar worden rechtstreeks naar de beveiligde server van Epic gestuurd.”

Nu voor (bijna) alle collega’s

Voorheen hadden alleen de specialisten toegang tot Haiku en Canto, en de arts-assistenten en wondverpleegkundigen, die gebaat zijn bij het maken van foto’s van een helende wond, bijvoorbeeld niet. “Dat was te veel werk, vond de afdeling automatisering destijds. Ik ben naar de afdeling Communicatie gegaan: we hebben nu deze functie, zijn jullie daarvan op de hoogte?” Door het bestuur op de hoogte te brengen van de beveiligde foto-functie en de recente WhatsApp-discussie, lukt het Eijsbouts om het gebruik van de applicaties breder beschikbaar te maken in het ziekenhuis. “Dat heeft gewerkt. Nu hebben gelukkig alle specialisten, arts-assistenten, wondverpleegkundigen en klinisch chemici toegang tot Haiku en Canto.”

Maaike Lagerwey, functioneel applicatiecoördinator Epic bij het Spaarne Gasthuis, vult aan: “De applicaties zijn in principe voor iedereen beschikbaar, alleen het ziekenhuis bepaalt het beleid. Door de raad van bestuur wordt besloten wie er toegang toe heeft. Op dit moment zijn dat alle apothekers, arts-assistenten, klinisch chemici, alle artsen, en wondverpleegkundigen, met name vanwege de functie voor foto’s maken. En er sluiten steeds meer mensen aan: momenteel wordt er bijvoorbeeld overlegd voor spoedeisende hulp-verpleegkundigen.”

Geen lokale opslag

In de Epic-apps zitten strenge beveiligingsmaatregelen ingebouwd, omdat artsen of verpleegkundigen op hun eigen telefoon of tablet toegang kunnen hebben tot het elektronisch patiëntendossier. Zo wordt alleen toegang tot de gegevens verleend wanneer het unieke nummer van iPhone en iPad wordt herkend, vertelt Eijsbouts. “Het IMEI-nummer van een device is nodig om een koppeling te kunnen maken tussen je smartphone of tablet en het Epic-systeem. Daarna moet de arts een gebruikersnaam en wachtwoord invullen. En omdat er direct vanaf de server wordt gewerkt, worden er geen gegevens opgeslagen op de telefoon of tablet.”

Lagerwey: “Haiku en Canto zijn gericht op zorgprofessionals. De applicaties hebben dezelfde functies als het EPD, dus je krijgt bijvoorbeeld een melding dat als je geen behandelrelatie hebt met de patiënt, je het dossier niet kunt bekijken. Dan moet je een geldige reden geven om in dat dossier te kunnen kijken.”

EPD in de jaszak

Eijsbouts merkt dat gebruik van het EPD via zijn iPad sneller en gemakkelijker gaat dan via een computer. “Mijn iPad past precies in de zak van een witte jas, dus ik heb hem overal bij, zodat ik kan opzoeken hoe laat mijn poli begint, of alvast het dossier van nieuwe patiënten kan inzien voorafgaand aan een afspraak.” Volgens hem is het een veilige oplossing met dubbele beveiliging. “Mijn telefoon is beveiligd met fingerprint en daarnaast moet ik ook nog een inlogcode en wachtwoord weten.”

Net als veel collega’s is Eijsbouts enthousiast over de applicaties. “Ze geven verpleegkundigen, assistenten en artsen meer bewegingsvrijheid op de werkvloer. Ook kan ik mij thuis ’s avonds voorbereiden op het operatieprogramma van de dag, of overleg voeren met een collega over een patiënt.”