eHealth op de werkvloer: samenwerken bij de cliënt aan tafel

In de serie eHealth op de werkvloer spreekt SmartHealth met zorgprofessionals die dagelijks te maken hebben met eHealth toepassingen. Veel van die technologische innovaties betekenen op papier efficiënter werken, kwaliteitsverbetering of kostenverlaging. Maar in de praktijk zijn er vaak genoeg obstakels te overwinnen. Een kwestie van tussen droom en daad? Deze week: Bianca Dekker, ambulant hulpverlener, en Hugo Koeman van jeugd- en opvoedhulp Parlan in Alkmaar.

“Sinds begin dit jaar hebben de gemeenten het voor het zeggen binnen de jeugdzorg. Waar we voorheen al onze zaken met de provincie regelden, betekent dat nu dat we naar de gemeenten moeten rapporteren wat wij doen met ons gesubsidieerde geld. Daarvoor dienen wij een uitgebreide registratie bij te houden, die uitgesplitst per hulpvorm laat zien wat je doet. Daarvoor hebben we een goed systeem nodig, waarin we deze administratie niet alleen simpel, maar ook flexibel kunnen bijhouden. We hebben immers te maken met achttien gemeenten, die deze informatie ieder op een andere manier willen ontvangen”, legt woordvoerder Hugo Koeman uit.

Zoektocht naar eHealth

Vanuit die behoefte start binnen Parlan, een organisatie voor jeugd- en opvoedhulp, de zoektocht naar een systeem dat niet alleen aan de bovenstaande eisen moet voldoen, maar waarmee ook eenvoudig met cliënten en collega’s onderling gecommuniceerd kan worden. Daarnaast moet het systeem ook via smartphones en tablets te gebruiken zijn, aangezien de meeste zorg van Parlan tegenwoordig bij cliënten aan huis wordt gegeven. “We hadden goede ervaringen met (de Nederlandse IT-leverancier, red.) Winvision, zij ontwikkelden eerder ons intranet”, licht Hugo Koeman toe. “Zodoende zijn we met Winvision in gesprek gegaan en zijn we vervolgens samen gaan bouwen aan ons ideale systeem.”

Het systeem heeft als basis het platform CRM Online van Microsoft, maar is volledig naar de wensen van de medewerkers van Parlan ingericht en uitgebouwd. “We werkten daarbij met een wisselend team. Moesten er keuzes gemaakt worden die over pleegzorg gaan, dan werden daar de collega’s die bij pleegzorg werken bij betrokken. Ging het over 24uurs-zorg, dan vroegen we die collega’s naar hun ideeën. Zo is het overgrote deel van de organisatie bij de ontwikkeling van deze applicatie betrokken geweest”, vertelt Koeman.

WinCare als EPD

Sinds half december vorig jaar is het zogeheten WinCare live gegaan binnen Parlan. Het systeem wordt zowel ingezet als communicatie- en registratiemiddel. “Elke cliënt waarmee wij werken staat geregistreerd in WinCare. Die cliënt heeft tegenwoordig dus zelf ook toegang tot zijn dossier. Hij kan ook zelf bepalen welke informatie er met wie gedeeld mag worden”, vertelt Bianca Dekker, ambulant hulpverlener bij Parlan.

Binnen de organisatie hoeft er in feite niet veel te veranderen om WinCare te implementeren. Internet is voor het gebruik van de applicatie niet noodzakelijk. Enige vereiste is dat alle werknemers uitgerust worden met een tablet. Dat laatste was natuurlijk wel een flinke investering. “Maar ik ga er van uit dat het systeem zichzelf op korte termijn terugverdiend”, aldus Koeman. “Dankzij WinCare zijn onze hulpverleners bijvoorbeeld al minder tijd en reiskosten kwijt. Bianca kan bij cliënten thuis hun dossier invullen en hoeft daarvoor niet terug naar kantoor. Daarnaast hebben we minder gebouwen nodig, omdat overleg digitaal kan gebeuren en kinderen niet hier opgevangen worden, maar thuis bezocht worden.”

Werken met WinCare bij de cliënt aan tafel

Werken bij de cliënten aan de keukentafel

Hoe kijken Dekker en haar collega’s tegen het werken met WinCare aan? “Het systeem is heel toegankelijk, maar het scheelt ook dat we bekend zijn met het principe van registreren. We houden al jaren een nauwkeurige registratie bij. WinCare sluit daarnaast aan bij de richting die we al een tijd geleden ingeslagen zijn, namelijk om meer vanaf externe locaties te werken. Je kon al vanaf thuis inloggen en het is er praktisch dat je nu ook je dossiers altijd en overal bij je hebt. Als ik met een cliënt nieuwe plannen maak of doelen opstel, dan kunnen we dat aan de keukentafel doen. Vervolgens staat dit direct in het systeem en is het ook nog eens toegankelijk voor iedereen die daar gerechtigd toe is", vertelt Dekker. “Natuurlijk ging er wel wat tijd overheen voordat iedereen dezelfde behendigheid met zo’n tablet heeft. De één pikt het sneller op dan de ander”, voegt Koeman toe. “Maar daar hebben we door middel van trainingen ondersteuning bij geboden.”

Hoewel cliënten formeel ook zelf toegang hebben tot hun dossier, wordt hier in de praktijk nog niet zoveel gebruik van gemaakt. “Onze cliënten komen veelal uit een bepaald deel van de samenleving, waar niet iedereen beschikt over een smartphone of tablet met internet.

Om hen toch die eigen regie te geven, kom ik met mijn tablet bij de cliënten thuis om dingen te regelen en af te stemmen en voeren we deze informatie vervolgens samen in hun dossier in. Daarnaast bespreek ik met ze wie welke informatie wel of niet mag zien, wat hun betreft.” Wel merkt Dekker dat er de afgelopen jaren een verandering heeft plaatsgevonden wat betreft de mondigheid van patiënten. “Cliënten vroegen vroeger nooit om inzage in hun dossiers, dat is echt iets van de laatste tijd. Wij kunnen dat alleen maar aanmoedigen.”

Een stukje verwachtingsmanagement

Terugblikkend op de ontwikkeling en implementatie van WinCare zijn er wel een aantal geleerde lessen te benoemen volgens Koeman. “Wij hebben de pech en de mazzel gehad om met niets te beginnen. We hebben veel met alle partijen - Parlan, WinVision en op de achtergrond Microsoft - moeten praten om alles rond te krijgen. Het is erg belangrijk om daarbij altijd een positief doel voor ogen te houden. Er zijn momenten dat je elkaar als hulpverlener en IT’er, met name qua taal, echt niet kunt vinden. Dan moet je even een stap terug kunnen zetten.”

Volgens Koeman was het een slimme zet om de medewerkers intensief bij de ontwikkeling van het eHealth-platform te betrekken. “Maar je moet realiseren dat niet alle wensen mogelijk zijn en dat het tijd kost.

Als je binnen je organisatie gaat roepen dat er een nieuw systeem komt, dan wil iedereen het liefst dat het systeem binnen een half jaar in huis is. Het heeft ons meer dan een jaar gekost om WinCare te krijgen waar het nu is. Dat sommige hulpverleners wat teleurgesteld waren in de snelheid waarmee dingen worden ontwikkeld, valt te verklaren. Een stukje verwachtingsmanagement moet je er als organisatie dus ook bij doen.”

Alle afleveringen van eHealth op de werkvloer lezen?