eHealth op de werkvloer: samenwerking met ICT-afdeling noodzakelijk

In de serie eHealth op de werkvloer spreekt SmartHealth met zorgprofessionals die dagelijks te maken hebben met eHealth toepassingen. Veel van die technologische innovaties betekenen op papier efficiënter werken, kwaliteitsverbetering of kostenverlaging. Maar in de praktijk zijn er vaak genoeg obstakels te overwinnen. Een kwestie van tussen droom en daad? Deze week: Marion Oehmen en Rob Haanen, sociaal psychiatrisch verpleegkundigen bij Vincent van Gogh in Venray.

Vincent van Gogh is een grote GGZ-instelling in Noord- en Midden Limburg en Zuid-Oost Brabant. Binnen deze instelling werken Marion Oehmen en Rob Haanen beide als sociaal psychiatrisch verpleegkundigen. Eind 2013  kwamen Oehmen en Haanen via een collega in aanraking met Quli, een online zorgplatform.

Dit zorgplatform is gericht op zelfredzaamheid, eigen regie en preventie. Het platform bestaat onder andere uit een persoonlijk gezondheidsdossier, een sociaal netwerk en een App Store gericht op de zorg.  Het is bijvoorbeeld mogelijk om  de gemoedstoestand bij te houden, te beeldbellen, berichten te versturen en logboeken bij te houden. En dat in een beveiligde omgeving. De meeste apps in de store zijn ontwikkeld door Quli zelf. Op den duur moeten ook andere apps en producten (bijvoorbeeld slimme pleisters) aan het platform gekoppeld gaan worden.

Bottom up

“We wilden al een langere tijd  eHealth integreren in onze behandelingen”, vertelt Oehmen. “We leven in een digitaal tijdperk. Als je kijkt naar onze doelgroep, we zijn een gespecialiseerde polikliniek voor autisme en ADHD, dan past eHealth daar goed bij. Met name de jongeren leven met een smartphone in hun hand, maar ook de wat oudere cliënten zijn inmiddels goed bekend met internet. Als je hen wilt bereiken, is online contact dus een goede manier. Daarnaast stimuleren de zorgverzekeraars ook dat we een bepaald percentage van onze behandelingen via eHealth doen.”

“Wij zijn een groot instituut en komen van een traditie waar veel van bovenaf werd opgelegd en bepaald”, vult Haanen aan. “ De strategie die we de laatste jaren hanteren is: bottom up, klein beginnen en langzaam verder uitrollen.”

Een gebruiker houdt zijn taken en stemming bij in het PGD

“Vincent van Gogh is een grote organisatie met meerdere zorglijnen, voor verschillende soorten stoornissen of klachten. Al die zorglijnen hebben natuurlijk ook hun specifieke wensen over hoe ze eHealth willen inzetten. Er zijn dan ook meerdere opties mogelijk.

Voor ons betekent dit dat we niet alleen inhoudelijk moeten uitleggen waarom wij voor Quli kiezen, maar dat we dit ook met een kostenplaatje kunnen onderbouwen. Wat voor rendement men kan verwachten, wat levert het aan besparing op.” Haanen en Oehmen hoefden gelukkig zelf niet aan het rekenen te slaan, maar werden wel ingezet om inhoudelijk te lobbyen voor Quli in hun zorginstellingen. “Wij werken er mee, wij kunnen uit ervaring zien wat zo’n zorgplatform oplevert. Misschien niet in cijfers, maar wel wat het op kan leveren in contact met cliënten en hun systeem en voor de cliënten zelf”, aldus Oehmen.

Groen licht voor de pilot

Inmiddels hebben de twee sociaal psychiatrisch verpleegkundigen groen licht gekregen voor enkele kleine pilots binnen de instelling. Oehmen en Haanen  hebben enkele cliënten geselecteerd om de pilot mee te doen. “Dat zijn bijvoorbeeld mensen die al in een stabiliserende fase zitten en waarbij we met Quli willen proberen hun zelfredzaamheid te vergroten. In plaats van drie face to face contacten, hebben we er nog maar twee en vindt de derde plaats via het online platform.”, vertelt Oehmen. “Wie hielden er ook rekening mee dat we cliënten selecteerden die wel affiniteit met eHealth hebben, zodat we minder hobbels hoefden te nemen. Dat is namelijk niet handig in een pilot fase”, voegt Haanen toe.

Voor Haanen en Oehmen betekent Quli ook een nieuwe manier van werken. “Ik heb een cliënt die wat verder weg woont en kampt met angsten en stemmingswisselingen. Via Quli houdt hij een logboek met zijn ervaringen en stemming bij. Ik heb toegang tot zijn logboek en kan op die manier zijn stemming in de gaten houden en waar het nodig is contact met hem zoeken. Dat levert een nieuwe dynamiek op. Daarnaast kan ik me voorafgaande aan een spreekuur inlezen via zijn logboek, zodat we daar tijdens het gesprek dieper op in kunnen gaan, zonder dat hij zijn hele verhaal opnieuw hoeft te doen. Dat maakt zo’n spreekuur een stuk efficiënter.”

Het dagboek van een cliënt in Quli

Ook Haanen merkt een nieuwe werkwijze. “Cliënten met autisme hebben er soms moeite mee om hun gevoelens en gedachten mondeling te verwoorden, zeker in de spreekkamer met een beperkte tijd. Als je af en toe zo’n spreekuur vervangt met het online bijhouden van een logboek, dan is dat een win-win situatie. De cliënt heeft meer tijd om na te denken waar hij of zij mee zit en hoe hij of zij dat het beste kan verwoorden, en ik kan zijn of haar logboek lezen wanneer het mij goed uitkomt.”

Wisselende reacties

Hoewel zorgverleners dus enerzijds meer tijd kwijt zijn om ook online contact met hun cliënten te onderhouden, wordt aan de andere kant ‘tijd gewonnen’ doordat deze online- tijd fysieke contacten kan vervangen. “We krijgen deze tijd ook gewoon vergoed. Onze werkzaamheden in Quli vallen als een elektronisch contact onder direct cliëntgebonden tijd.”

De reacties van de cliënten op Quli zijn afhankelijk van hun persoonlijke situatie maar over het algemeen positief. “De individuele cliënten zijn enthousiast, maar dat viel ook wel te verwachten, omdat we van te voren goed hadden nagedacht wie we zouden kiezen in de pilot-fase”, vertelt Haanen.

Hij begeleidt onder andere de groepstrainingen voor cliënten met ADHD. “Daar merk ik dat sommigen echt enthousiast zijn en direct logboeken volschrijven, terwijl anderen het niet zien zitten omdat ze niet handig zijn met computers of er simpelweg geen behoefte aan hebben.” Oehmen verzorgt de groepstraining voor cliënten met autisme. “De stoornis van deze cliënten levert wel wat extra hobbels op, omdat ze Quli niet kennen en het programma er anders uitziet dan wat ze gewend zijn van bijvoorbeeld Internet Explorer of Outlook. Dankzij hun autisme kunnen ze minder snel schakelen, waardoor ze ook langer de tijd nodig hebben om te wennen aan een nieuw programma.”

ICT-problemen

Op dit moment werken alleen Oehmen en Haanen met Quli, de andere collega’s worden nog getraind. Al verloopt dat laatste nog niet heel soepel. “Het draagvlak was snel gecreëerd onder onze collega’s, zij zagen hoe gebruiksvriendelijk en bruikbaar het online platform is. We lopen echter wel aan tegen ICT problemen. Voor eHealth heb je computers nodig met een webcam en microfoon en goede internettoegang. Die computers kunnen geregeld worden, maar op ons sterk beveiligde netwerk was Quli niet direct te gebruiken. We hebben inmiddels een oplossing hiervoor gevonden. Elke organisatie heeft een eigen beveiligde ICT infrastructuur en heeft de ICT op haar eigen manier ingericht. Quli moet worden ingepast binnen deze ICT-infrastructuren, zodat Quli veilig werkt. ”

De app van Quli

Quli is nog niet gekoppeld aan het elektronische patiënten dossier van het Vincent van Gogh, maar dat zouden de twee wel graag zien gebeuren. “We weten van Quli dat er onderhandelingen zijn met de leverancier, maar we weten nog niet hoe dat uit gaat pakken. Het zou het programma in ieder geval makkelijker maken. Het wordt ook door onze cliënten toegejuicht. Zij zouden graag meer inzicht hebben in hun eigen EPD om op die manier het gevoel van controle, autonomie en transparantie te vergroten. Op dit moment kun je cliënten wel het behandelplan toesturen via Quli, dan kunnen de cliënten dat in hun persoonlijke gezondheidsdossier plaatsen.”

Terugkijkend op de afgelopen implementatieperiode is het volgens

Haanen vooral een belangrijke les dat het belangrijk is dat vooraf afstemming wordt gezocht met interne afdelingen zoals ICT, zodat zaken goed geregeld zijn voordat je gaat beginnen. Haanen vindt dat de instelling inhoudelijk gezien goed bezig is. “We hanteren een beetje een werken aan de weg model. Klein beginnen, patiënten betrekken en vragen hoe zij vinden dat het gaat, daar lering uit trekken en weer verder ontwikkelen.”

Alle afleveringen van eHealth op de werkvloer lees je hier.