eHealth op de werkvloer: samenwerken met de cliënt in een online eHealth dossier

In de serie eHealth op de werkvloer spreekt SmartHealth met zorgprofessionals die dagelijks te maken hebben met eHealth toepassingen. Veel van die technologische innovaties betekenen op papier efficiënter werken, kwaliteitsverbetering of kostenverlaging. Maar in de praktijk zijn er vaak genoeg obstakels te overwinnen. Een kwestie van tussen droom en daad? Deze week: Geert Klein Breteler, ondernemer in de zorg en ontwikkelaar van online dossier MeXtra, en Charalda van den Broek, manager bij Kleur kinder- en jeugdzorg en als projectleider betrokken bij een pilot met MeXtra.

Geert Klein Breteler is de bedenker van MeXtra, een ‘eHealth dossier’. “Ik heb zelf een jaar of vijftien in de zorg gewerkt, van verstandelijk gehandicaptenzorg tot TBS-kliniek. En wat ik daar merkte was dat er te weinig gestructureerd gewerkt werd. Dat moet echt anders kunnen, realiseerde ik me gaandeweg. Eindeloos vergaderen voordat er eindelijk een plan over een patiënt op tafel ligt, maar dat verdween na een tijdje onder in de kast en iedereen ging verder met de waan van de dag.”

“Zorgprofessionals houden voortgangsreportages bij van patiënten, om een beeld te krijgen van het verloop van een behandeling. Dat bijhouden kostte veel tijd. Ik was blij als ik soms nachtdienst had en wat tijd had om mappen door te lezen om een beetje bij te blijven”, vertelt Klein Breteler. “Ik realiseerde me gaandeweg: als het kennelijk zo ingewikkeld is, ga ik zelf een oplossing maken om methodisch te werken. Zo ontstond in 2000 de eerste versie van MeXtra, toen echt nog een 1.0 oplossing.

Die eerste online applicatie was gericht op hulpverleners. “Maar in 2008 begon al wel te dagen: MeXtra gaat nu over de cliënt, maar die kan niet meeschrijven en denken. Toen hebben we een compleet nieuwe applicatie gemaakt waarin cliënten zelf hun eigen zorgplan kunnen inzien. Sinds 2010 is die moderne 2.0 versie van MeXtra in de lucht.”

Een EPD of PGD?

MeXtra wordt als eHealth dossier ingezet bij grote jeugdzorginstellingen, verslavingszorg en geestelijke gezondheidszorg (GGZ) en verstandelijk gehandicaptenzorg, Ook kleine zorgaanbieders en individuele zorgverleners kunnen er mee werken. Maar wat is een ‘eHealth dossier’? Een persoonlijk gezondheidsdossier (PGD), of een elektronisch patiëntendossier (EPD)?

Klein Breteler: “Dat is een goeie vraag, het zweeft er eigenlijk een beetje tussenin. Het wordt op twee manieren gebruikt: we hebben klanten die vrij groot zijn, met 2000-5000 cliënten in hun zorginstelling waarvoor ze een elektronisch cliëntendossier gebruiken. Maar in die systemen hebben cliënten vaak geen toegang, en kun je geen zorgplan opstellen. Ze gebruiken MeXtra als add-on bij dat dossier, als een extra koppeling. Je ziet dat met name hulpverleners voornamelijk MeXtra gebruiken, en alleen de administratie gebruikt het ‘oude’ dossier.”

MeXtra

“En dan heb je een grote groep van kleinschalige zorgaanbieders, die meestal zorg leveren aan mensen met een persoonsgebonden budget (PGB). Die hebben helemaal geen dossier, maar gebruiken MeXtra om zorgplan vast te leggen, en familie en patiënt toegang te geven.” In dat plan worden afspraken gemaakt tussen alle betrokken partijen, en iedereen kan daarmee de voortgang inzien.

“De meeste gebruikers zijn ambulante hulpverleners, die werken in verstandelijk gehandicapten zorg, verslavingszorg en GGZ. Het gebruik onder huisartsen is incidenteel. Maar er zijn voorbeelden van zorgverleners die een huisarts ook toegang geven tot het dossier, in overleg met het kind en de ouders, zodat die arts ook rechtstreeks kan bekijken hoe het gaat.”

Niet langer met een kladblaadje naar kantoor

Charalda van den Broek is manager bij Kleur – onderdeel van de grotere zorgorganisatie Dichterbij - en betrokken bij een projectgroep die met MeXtra is gestart. Kleur Kinder- en Jeugdzorg ondersteunt kinderen en jongeren met een ontwikkelingsbeperking. “We zijn begonnen met een pilot van MeXtra bij kinderen met opvoedkundige problemen, waar een medewerker van Kleur bij het gezin thuis komt. Bij sommige gezinnen zijn er meerdere zorginstellingen betrokken, of school, of Bureau Jeugdzorg. Met MeXtra is het mogelijk om met al die partijen in één dossier te werken.”

Van den Broek: “Het betekent voor onze medewerkers een stuk efficiënter werken. Je hoeft niet langer met een kladblaadje nog langs kantoor om dat in het dossier te doen aan het einde van de dag. Medewerkers gaan met een tablet op weg naar de cliënt, kunnen daar het dossier inzien en afspraken maken, en hebben alle informatie altijd bij de hand. Voor de ouders van een kind is het fijn dat alle afspraken direct bekeken kunnen worden. Het is de eerste keer dat we met een systeem werken waarbij zorg inzichtelijk wordt voor cliënten en familieleden.”

Het cliëntendossier onderweg mee op de iPad

Kritische klanten

Klein Breteler is al een tijd bezig met de ontwikkeling van een eHealth dossier. “De laatste twee, drie jaar heeft het wel een behoorlijke vlucht genomen. Toen we in 2008 begonnen met het ontwikkelen van een nieuwe versie – met het idee het roer gaat om, cliënten moeten toegang tot hun dossier krijgen – waren mijn klanten daar stuk voor stuk niet blij mee. Dat was een idiote gedachte, rapporteren doe je als professional, en het dossier is ook van de professional, niet van de klant. Maar hoe meer klanten vonden dat het geen goed idee was, hoe overtuigder ik raakte van het feit dat het een goed plan was. Nu is het een stuk normaler om op die manier te werken.”

“Opvallend genoeg zijn de ambulant medewerkers die eerst het meest kritisch waren op het inzetten van tablets, nu fervente gebruikers”, lacht Van den Broek. Na de pilots met cliënten met autisme en opvoedkundige problemen hoopt Van den Broek dat MeXtra ook voor andere doelgroepen binnen Kleur ingezet kan worden in de toekomst.

“Als deze pilot is afgelopen gaan we binnen de organisatie bekijken hoe een systeem als MeXtra bedrijfseconomisch voordeel oplevert. Door korte reistijden, minder administratieve lasten, en efficiëntere afspraken willen we berekenen wat de inzet van zo’n systeem een zorgorganisatie kan besparen”, vertelt Van den Broek.

Alleen betalen voor wat je gebruikt

MeXtra is een software as a service (Saas) model. Dat houdt in dat je als klant alleen betaalt voor de software die je gebruikt. Reeleezee, internetboekhouden voor MKB’ers, of Dropbox met verschillende GB-abonnementen aan cloud-opslag, zijn ook voorbeelden van SaaS-modellen. Maar voor de zorgsector was Klein Bretelers plan behoorlijk vernieuwend. “Ik krijg ook vaak de vraag: hoe lang moet ik een contract afsluiten? Dat hoeft niet, je kunt per maand bekijken hoeveel gebruikers je toevoegt. Je betaalt zolang je het gebruikt, maar veel klanten begrijpen dat nog niet helemaal.”

De zorginstelling betaalt voor de toegang van de cliënt. “Het maakt verder niet uit hoeveel mantelzorgers of familieleden toegang krijgen tot MeXtra. Dat sluit ook aan bij de filosofie van het product: patiënten zouden moeten bepalen wie ze inzage willen geven. De zorginstelling betaalt voor de cliënt. Je ziet toch dat het gedachtegoed rondom een persoonlijk dossier echt nog moet indalen in Nederland. Maar dat zal gaan toenemen in een paar jaar.”

MeXtra dashboard

“Professionals merken dat, omdat die toegang er is, er veel meer informatie bekend is dan dat ze daarvoor kregen. Dat geldt vooral voor patiënten die meerdere zorgverleners zien, zoals een wooncoach, verpleegkundige, huisarts en psycholoog. Je gaat meer dingen met elkaar delen. Niet meer een evaluatie over vier maanden, maar tussentijds vastleggen wat er gebeurt, en volgen wat iemand anders wel of niet gedaan heeft en met welk resultaat. Je wil laten zien dat je doet wat je belooft, en dat je belooft wat je doet.”

Filmpjes op YouTube en Dropbox

Toch loopt Klein Breteler als ondernemer ook af en toe tegen obstakels aan. “Met een nieuwe grote klant hebben we uitgebreide testen gedaan, wat gebeurt er nu als er 500 mensen tegelijk gaan inloggen? Toen zagen we wel dat er wat problemen kwamen, maar tegenwoordig hebben we die problemen niet meer. Dat komt ook omdat de nieuwe techniek zo goed is, en extra serverruimte direct beschikbaar is, dat eindgebruikers daar geen last van hebben.”

Nieuwe functionaliteiten zijn soms ook wennen voor zorgverleners die met MeXtra werken. Het delen van video’s is sinds een jaar onderdeel van het dossier. “Binnen de pilot bij Kleur werkten we met iPads voor zowel patiënten als zorgverleners. Via die iPad kon je ook video-contact krijgen met je hulpverlener als dat nodig was.”

“Wat ik veel zag gebeuren was dat er filmpjes werden gemaakt, om een ‘natuurlijke’ opname te maken van iemands leef- of woonsituatie en gedrag. Maar met een iPad van 16Gb zit die schijf zo vol. Vervolgens gingen zorgverleners die filmpjes delen in Dropbox of erger nog, YouTube. Het is goed dat medewerkers de mogelijkheden van mobiele devices oppakken, maar dat was ook weer niet de bedoeling. Daarop hebben we de mogelijkheid gemaakt om die video’s veilig in MeXtra op te slaan, en te delen in hetzelfde netwerk.”

Maar het feitelijke gebruik van de iPads en MeXtra ligt bij de zorginstelling en gebruiker. “Wat wij doen is de software veilig aanleveren. We zijn nu bezig met een NEN7510 audit project, om aan te tonen dat dit aantoonbaar gebeurt volgens professionele standaarden.”

Staan filmpjes van cliënten veilig op Dropbox?

Moves ook in MeXtra?

Klein Breteler heeft een duidelijke visie op hoe eHealth en mHealth een plek gaan krijgen in ons Nederlandse zorglandschap. Hij blogt over digitale ontwikkelingen, is een gadget liefhebber en test geregeld nieuwe innovaties uit. “Als ik in 2008 had geluisterd naar mijn klanten, was MeXtra 2.0 er niet gekomen. Het is zaak dat je zelf een visie hebt. Je kunt niet afwachten op wat klanten willen, maar zult zelf iets moeten ontwikkelen. Heeft Steve Jobs een marktonderzoek gedaan bij de introductie van de iPod?”

“We hebben bijna onze API (application programming interface, waarmee software met elkaar kan communiceren) klaar, zodat we koppelingen met via zogeheten web services kunnen gaan doen. Daarmee kunnen we aansluiten op de grotere systemen die onze klanten nu gebruiken. De meeste grote softwarebedrijven hebben dat stuk alleen nog niet helemaal in orde. Bovendien zijn ze erg gericht op professioneel gebruik door de zorgprofessionals zelf, en niet gebruiksvriendelijke voor de patiënt. MeXtra is voor iedereen hetzelfde – de interface is rustiger en eenvoudig.”

Klein Breteler kijkt verder dan persoonlijke gezondheidsdossiers en ICT-leveranciers. “Ik houd ook de Quantified Self beweging in de gaten. In de toekomst zouden applicaties zoals Moves en Withings ook in MeXtra opgenomen moeten kunnen worden. Je wil die apparaten en apps met elkaar verbinden om informatie bij elkaar te krijgen”. Hij geeft

als voorbeeld: “Stel, bij een zorginstelling kampen veel mensen met overgewicht. Wellicht kun je met een bewegingsapp of online programma mensen vrij eenvoudig stimuleren om meer te bewegen. MeXtra kan daarbij dan ook ondersteunen om bijvoorbeeld 4000 extra stappen per dag te zetten. Of neem acht mensen die begeleid in een woongroep wonen. Nu wordt een groep bijvoorbeeld één voor één gemeten met een weegschaal en wordt dat handmatig opgeschreven, maar stel je voor dat draadloze Wifi-weegschaal die gegevens direct in MeXtra laadt en in een grafiek toont.”

Alle afleveringen lezen van eHealth op de werkvloer? Klik dan op deze overzichtpagina