eHealth op de werkvloer: gemak dient de patiënt

In de serie eHealth op de werkvloer spreekt SmartHealth met zorgprofessionals die dagelijks te maken hebben met eHealth toepassingen. Veel van die technologische innovaties betekenen op papier efficiënter werken, kwaliteitsverbetering of kostenverlaging. Maar in de praktijk zijn er vaak genoeg obstakels te overwinnen. Een kwestie van tussen droom en daad? Deze week: Tom Rozema, radiotherapeut-oncoloog bij Instituut Verbeeten.

Instituut Verbeeten is een gespecialiseerd ziekenhuis waar radiotherapie en nucleaire geneeskunde onder één dak worden aangeboden. Het Instituut heeft drie locaties: in Tilburg, Breda en Den Bosch. Patiënttevredenheid is één van de belangrijkste pijlers van Instituut Verbeeten en hun recent  gelanceerde Verbeeten App is daar een voorbeeld van.

“Als mensen zeggen “we willen graag onze afspraken online kunnen inzien”, kun je daar wel op blijven antwoorden met “dat kunnen we niet”. Maar je kunt ook gebruik maken van de techniek die er al is – we kunnen toch ook ons saldo checken op een app - en ervoor zorgen dat het wel mogelijk wordt”, zegt Rozema. Hij is radiotherapeut-oncoloog en nauw betrokken bij de ontwikkeling van de Verbeeten App.

“We doen al jaren op regelmatige basis patiënttevredenheidsonderzoeken. Direct inzicht hebben in hun afspraken is iets wat al jaren bovenaan het verlanglijstje van onze patiënten staat. Als je bij ons komt voor een bestraling, dan gaat dat om 1 tot 30 bestralingen, gemiddeld 3 tot 4 weken lang. Dan moet je gewoon eenvoudig thuis op een computer of smartphone online die afspraken in kunnen zien. Maar we willen nog verder gaan. We willen dat patiënten zichzelf ook kunnen aanmelden in het ziekenhuis. Niet meer wachten tot de medewerker achter de balie tijd heeft, maar met een barcode digitaal aangeven dat je er bent en op een scherm direct zien waar je naartoe moet.”

Intituut Verbeeten contact pagina

Een nieuwe werkwijze

Ruim een half jaar geleden werd Instituut Verbeeten benaderd door Ctac. Deze automatiseerder wilde een maatschappelijk project uitvoeren voor een bedrijf in de kankerzorg. “Zodoende kwam het plan voor de app naar boven. Wij vonden de samenwerking direct interessant. Het inhoudelijke idee was er al, maar wij hebben niet de kennis in huis om een app te ontwikkelen en beschikken ook niet over het geld. Ik heb gehoord dat zo’n app tussen de 15.000 en 20.000 euro kost. Dat ligt in een zorginstelling niet zomaar op de plank. Het aanbod van Ctac was voor ons dus een mooie kans.”

Terwijl de app in ontwikkeling is, worden er ondertussen grote veranderingen in het ziekenhuis doorgevoerd.

Instituut Verbeeten is dan al langer digitaal en papierloos, maar een nieuw agenda- en aanmeldsysteem integreren en kloppend maken is niet triviaal. “Iedereen roept dat eHealth in de zorg er moet komen, maar de echte uitvoering ervan brengt nogal wat met zich mee”, meent Rozema. “We hebben de app pas live gezet toen we wisten dat technisch alles helemaal klopte. Nu we live zijn zien we dat bij een enkeling de koppeling nog niet lukt. Dit kunnen we gelukkig snel oplossen.”

Patiënten scannen voortaan hun smartphone om zich aan te melden in het ziekenhuis

Maar het draait niet alleen om het bouwen en plaatsen van een aanmeldzuil of het integreren van de agenda’s: door het gebruik van de app door patiënten moest ook de werkwijze binnen het instituut worden aangepast. "De mensen achter de balie konden bijvoorbeeld ineens nieuwe taken op zich nemen, omdat een deel van hun oude werkzaamheden – bezoekers aanmelden – is komen te vervallen.”

Toekomst plannen voor de app

Die verandering gebeurde niet ‘slechts’ in een half jaar; Instituut Verbeeten houdt zich al een paar jaar bezig met nadenken over hoe ze het hun patiënten gemakkelijk kunnen maken en wat er daarvoor intern moet veranderen. “In eerste instantie gebeurde dat alles nog in pilotvorm. Onze doelgroep is al wat ouder, de gemiddelde kankerpatiënt is tussen de 60 en 70 jaar oud. We moesten dus eerst bij hen peilen waar zij precies behoefte aan hadden. Zichzelf kunnen aanmelden vonden ze een praktisch idee, eveneens het online inzien van afspraken. We zijn begonnen met de afdeling radiotherapie – voor hen is op dit moment  de app beschikbaar – omdat dit de grootste afdeling is van ons ziekenhuis. Daarnaast is het zo dat mensen vaak maar voor één onderzoek op de nucleaire afdeling komen, terwijl ze op radiotherapie regelmatig terug moeten komen. Maar nu de technologische mogelijkheden er inmiddels zijn, kunnen we wel gaan uitbreiden.”

Naast afspraken inzien, kunnen patiënten ook aantekeningen toevoegen aan specifieke afspraken

Een volgend doel voor de app is dat mensen ook zelfstandig afspraken kunnen maken en wijzigingen. “Als je al een specifieke stoel kunt reserveren in het vliegtuig, dan moet zoiets bij ons toch ook kunnen. Maar daar zitten nog wel wat haken en ogen aan.

Je moet immers zeker weten dat alleen de juiste persoon toegang heeft tot ons agendasysteem, en dat buitenstaanders daar niet eenvoudig op in kunnen breken.” Daarnaast wil Rozema ook graag dat mensen vragen kunnen stellen via de Verbeeten App, zodat ze via een app, e-mail, WhatsApp of sms bij de behandelend arts terecht komen voor een afspraak. “Dan kunnen wij alvast wat voorbereidend werk doen.” Toegang tot hun persoonlijke medische dossier zou Rozema de app-gebruikers tenslotte ook graag aanbieden. “De app moet met meer functionaliteiten uitgebreid worden. We hopen snel op een Verbeeten App 2.0, 3.0 en verder.”

Brief of e-mail

De bestaande patiënten van het instituut hebben een brief ontvangen met hun persoonlijke inlogcode en informatie over de app. “We wilden dat eigenlijk via e-mail doen, maar veel patiënten gaven aan informatie nog steeds graag op papier te hebben. Dat heeft misschien wel met hun leeftijd te maken. Nieuwe patiënten vragen we inmiddels aan de telefoon of ze hun inloggegevens per e-mail of brief willen ontvangen. Ze krijgen standaard de informatie over de Verbeeten App toegestuurd, maar het is natuurlijk aan hen of ze er gebruik van maken of niet. Het is een gratis app die ze wel of niet kunnen downloaden.”

Douwe van de Werf (Ctac) en Tom Rozema tijdens de lancering van de app

De app is net een week uit, dus over het aantal downloads kan Rozema nog niet veel zeggen, maar hij is positief. “De app is heel makkelijk en intuïtief. Stel we merken dat de app toch te weinig gedownload wordt, dan moeten we bedenken waar dat aan ligt. Het zal in ieder geval niet aan de service zelf liggen, maar eerder aan onze implementatie. Al blijkt uit onze onderzoeken dat het grootste deel van de 60+ doelgroep prima met een smartphone om kan gaan.”

 Alle afleveringen lezen van eHealth op de werkvloer? Klik dan op deze overzichtpagina.