Zondagochtend zes uur, het auditorium van het Spaarne Gasthuis is afgeladen. De reden: die dag fuseren niet alleen officieel het Spaarne Ziekenhuis (Hoofddorp) en het Kennemer Gasthuis (Haarlem), maar wordt ook het volledige EPD/ZIS in het Kennemer Gasthuis omgezet naar het EPD/ZIS van het Spaarne Ziekenhuis (Epic). Het afgelopen anderhalf jaar is er binnen het Kennemer Gasthuis enorm hard gewerkt om ervoor te zorgen dat alle medewerkers van het nieuwe fusieziekenhuis vanaf alle vier de ziekenhuislocaties patiëntveilig en moeiteloos met elkaar kunnen samenwerken. Johan Ensing, programmamanager EPD bij het Spaarne Gasthuis, vertelt over het ingrijpende en complexe veranderproject.
De afgelopen achttien maanden heeft Ensing gewerkt aan de implementatie van het elektronische patiëntendossier (EPD) in het Kennemer Gasthuis als voorbereiding op de fusie. In het Spaarne Ziekenhuis wordt al sinds 2008 met een EPD van Epic gewerkt, maar voor de fusie met het Kennemer Gasthuis was het een vereiste dat het systeem ook bij het Kennemer Gasthuis in gebruik werd genomen. “Binnen dat ziekenhuis gebeurde tot voor kort nog steeds veel op papier en er was een lappendeken aan systemen in gebruik”, vertelt Ensing. De programmamanager stond dus een flinke klus te wachten.
Kennismaking met Epic
Die klus begon met het uitbreiden van het bestaande Epic-team. “We werken op onze afdeling al met zo’n vijfentwintig man, dat aantal is nu verdubbeld. Daarnaast is iedereen op training gegaan bij de hoofdkantoren van Epic in zowel ‘s-Hertogenbosch als in de Verenigde Staten en moesten alle nieuwe medewerkers een Epic-examen afleggen.” De meeste nieuwe medewerkers hebben een achtergrond in de zorg, dat is het beleid van het Spaarne Gasthuis. “Mensen uit de zorg snappen hoe de zorgprocessen lopen en zijn gewend de taal te spreken van de zorgverleners.” Ondertussen stelt Ensing de rest van projectorganisatie op, een organisatiestructuur waar ook de raad van bestuur, een viertal medisch specialisten en een brede vertegenwoordiging van het management bij zit. “Hoe meer mensen vanuit verschillende disciplines meekijken en meebeslissen, hoe groter de kans is dat een implementatie soepel verloopt”, legt hij uit.
"Artsen en verpleegkundigen kijken mee of Epic aansluit op hun bestaande werkprocessen"
De tweede fase bestond uit een kennismaking met Epic door grote groepen medewerkers in het Kennemer Gasthuis, waarbij gekeken werd of er aanpassingen aan het bestaande - in het Spaarne Ziekenhuis werkende - EPD-systeem moesten komen. “We wilden zo weinig mogelijk aan het bestaande systeem wijzigen en werkten daarom tijdens het gehele project volgens het zogeheten 'Spaarne tenzij' principe, anders duurt zo’n implementatietraject veel langer. Collega's moesten echter wel het vertrouwen hebben dat ze er al hun werkzaamheden mee konden doen.” Dus keken onder meer een ruime vertegenwoordiging van artsen, verpleegkundigen en doktersassistenten mee of Epic aansluit op hun bestaande werkprocessen en of er aanpassingen gedaan moeten worden. Met die aanpassingen ging het Epic team vervolgens aan de slag.
Deadline
Daarna volgde er een validatie-fase. “Opnieuw hebben we alle betrokkenen bij elkaar geroepen: klopt het wat we nu hebben gebouwd?” Daarna zijn we uitgebreid gaan testen met het nieuwe systeem en zijn we begonnen met het trainen van zo’n 2000 medewerkers.” Ensing heeft gedurende die achttien maanden de taak om de verschillende implementatie-fases aan te sturen en te coördineren en te zorgen dat de communicatie over het programma met beide ziekenhuizen goed verliep. “Ik moest ervoor zorgen dat iedereen op tijd zijn werkzaamheden op de juiste wijze uitvoerde, ingrijpen bij dreigende problemen en garanderen dat onder andere de dataconversie (het overzetten van gegevens, red.) goed verliep. Alles om met elkaar die deadline van 22 maart te halen.”
22 maart valt op een zondag. De zaterdag ervoor is er al een grote groep artsen en verpleegkundigen opgetrommeld om handmatig data van patiënten over te zetten van het oude naar het nieuwe systeem - dat kan namelijk niet automatisch. “Epic stond op dat moment dus al open, al hebben we de officiële opening pas op zondagochtend verricht.” Hoewel er een feestelijke stemming heerst in het auditorium - compleet met
“Van alles zijn er twee als je fuseert"
knallende serpentine erop en eraan - is er daarna direct werk aan de winkel. Alle oude systemen, bijvoorbeeld het medicatie- en het OK-systeem, worden op dat moment uitgezet. En dat bekent dat alle medewerkers vanaf dat moment cold turkey met het nieuwe systeem aan de slag moeten. “We hebben alleen het systeem waar de artsen in werken nog aangelaten. Stel dat data toch niet volledig is overgezet of dat artsen iets niet snel genoeg kunnen vinden, dan wil je niet dat ze helemaal geen toegang meer hebben tot het oude systeem kunnen.” Wel houdt Ensing bij hoe vaak artsen het oude systeem nog raadplegen. “Op basis daarvan gaan we kijken wanneer wij denken dat we het echt uit kunnen zetten.”
Van stabilisatie naar optimalisatie
Na de drukke implementatiefase gaat er een twee maanden durende stabilisatie-fase in. In die fase krijgt Ensing ook de tijd om terug te blikken op de afgelopen periode. Eén van de grootste uitdagingen tijdens de implementatie noemt de programmamanager de grote verscheidenheid aan verschillende apparaten en systemen die aan Epic gekoppeld moesten worden.
“De hoeveelheid systemen en de complexiteit van het ‘ontdubbelen’ hadden we onderschat"
“De hoeveelheid systemen, de hoeveelheid werk en met name de complexiteit van het ‘ontdubbelen’ hadden we onderschat. Van alles zijn er twee als je fuseert. Ondanks dat we werkten volgens het 'Spaarne tenzij' principe moesten we constant beoordelen of we de juiste keuze maakten voor beide ziekenhuizen. Dat betekent in de meeste gevallen dat er één vervangen moest worden of een upgrade moest worden uitgevoerd.” Dat vervangen gaat echter niet over één nacht ijs, vertelt Ensing. “We moesten met gebruikers bekijken welke impact het wisselen van het systeem op hun werkproces ging hebben, en wat er eventueel binnen Epic nog aangepast moest worden. Ondertussen moet je ook beoordelen wat deze vervanging betekent voor de dataconversie.”
Nadat de stabilisatie-fase voorbij is start er een optimalisatie-fase. “We krijgen inmiddels steeds vaker feedback van gebruikers. Als mensen denken dat het systeem sneller of beter kan en daar een voorstel voor hebben, dan vragen wij eerst of ze dit willen overleggen met hun collega’s van de andere locatie. Sinds we zijn gefuseerd, hebben we alles natuurlijk dubbel - dus twee chirurgie-afdelingen, twee IC’s etc. Als de collega’s van de ene locatie zich in het voorstel van hun collega’s op de andere locatie kunnen vinden, dan nemen wij zo’n verzoek in behandeling, kijken we of het haalbaar is en bouwen we het indien mogelijk zelf.” Dat is volgens Ensing een van de grote voordelen van werken met Epic. “Binnen Epic bestaat een grote ‘gereedschapskist’ waarmee je enorm veel zelf kunt aanpassen.”
HealthKit & video spreekuren
Maar er is nog meer werk aan de winkel, bijvoorbeeld rond Epic’s samenwerking met Apple's HealthKit platform. Door die integratie tussen HealthKit en Epic kan de data die een patiënt via allerlei app’s en digitale devices in HealthKit verzamelt ook in het patiëntenportaal van het ziekenhuis opgenomen worden, Mijn Spaarne Gasthuis.nl.
De data die patiënten zelf thuis meten worden via HealthKit ook in het EPD overgenomen
Zo kan de data die patiënten zelf thuis meten, zoals gewicht, bloedsuiker of bloeddruk, in het EPD worden overgenomen. Daar is nog wel wat voorbereiding voor nodig, vertelt Ensing. “Mijn Spaarne Gasthuis.nl is in principe gebouwd om de data uit het Epic EPD te tonen. Als er een meting vanuit HealthKit binnenkomt, moet er een veld gebouwd worden waar die data binnen Mijn Spaarne Gasthuis.nl opgeslagen kan worden. Daarnaast moet gekeken hoe en waar die data vervolgens weer in het EPD terechtkomt: die waarden moet natuurlijk corresponderen met het juiste veld in het EPD. Op die manier kan een behandeld arts ook iets met de data die patiënten thuis verzamelen.”
Een tweede toekomstige functie is de mogelijkheid om via Mijn Spaarne Gasthuis.nl een deel van de traditionele spreekuren te vervangen door een video spreekuur, een innovatie die volgens Ensing de patiënt veel tijdswinst op gaat leveren. “De koppeling met HealthKit en het videospreekuur zijn twee voorbeelden van de veranderingen die in 2015 en 2016 binnen het patiëntenportaal doorgevoerd gaan worden. Uiteindelijk willen we onze patiënten zo goed mogelijk ondersteunen om zelf een actieve rol te spelen bij hun eigen ziekteproces.”
Johan Ensing spreekt 24 juni op het congres Digitale ontwikkelingen in de zorg. Ook het congres bijwonen? Kaarten kunnen besteld worden via de congrespagina Digitale ontwikkelingen in de zorg.
Plaats een Reactie
Meepraten?Draag gerust bij!