eHealth op de werkvloer: een extra controle op high risk medicatie

In de serie ‘eHealth op de werkvloer’ spreekt SmartHealth met zorgprofessionals die dagelijks te maken hebben met eHealth-toepassingen. Veel van deze technologische innovaties betekenen op papier efficiënter werken, kwaliteitsverbetering of kostenverlaging: maar in de praktijk zijn er vaak genoeg obstakels te overwinnen. Een kwestie van tussen droom en daad? Deze week: Pieter Bartels, ziekenhuisapotheker bij het Albert Schweitzer ziekenhuis.

In 2013 introduceerde het Albert Schweitzer ziekenhuis het scannen van barcodes van medicatie, zodat gecheckt kan worden of een patiënt de juiste medicatie toegediend krijgt. Dat gebeurt met een computer on wheels, ook wel COW, een laptop die vastzit aan een medicatiewagen. Met die wagen maken de verpleegkundigen viermaal daags een ‘pillenronde’ langs alle bedden in het ziekenhuis.

“Door de barcode-gecontroleerde medicatieverstrekking werd de kans op fouten al fors teruggebracht”, vertelt ziekenhuisapotheker Pieter Bartels, “maar het systeem was nog niet waterdicht.” Want voor de intraveneuze geneesmiddelen - infusen en injecties - geldt een andere procedure: die moeten eerst klaargemaakt worden voor toediening, en dat gebeurt niet gelijktijdig met het rondbrengen van de medicatie. “Ook voor de eventuele extra toedieningen van medicijnen in de nacht zochten we een oplossing, daar wordt de medicatiewagen vaak niet gebruikt omdat die nogal groot en lawaaiig is.”

High risk medicatie

Juist die intraveneuze geneesmiddelen, de infusen en injecties, gelden als hoog risico medicatie. “De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) verwacht van ieder ziekenhuis dat er altijd een tweede controle plaatsvindt wanneer een zorgverlener medicatie toedient aan een patiënt, met name bij intraveneuze toediening”, zegt Bartels. “Bij high risk medicatie wordt in een tweede controle gecheckt of het product klopt en aan de juiste patiënt wordt gegeven.”

Daarom bedacht de ziekenhuisapotheker de Scan-App, die verpleegkundigen aan het bed kunnen gebruiken. “De verpleegkundige maakt net als voorheen de infuuszak klaar, met daarop een etiket met barcode dat op de verpleegafdeling kan worden geprint vanuit het elektronisch voorschrijfsysteem (EVS). En de verpleegkundige neemt vervolgens ook de Scan-App mee naar het bed van de patiënt”, vertelt Bartels. “Hiermee scant de verpleegkundige het medicijn en de barcode op het polsbandje van de patiënt in bed. Het achterliggende voorschrijfsysteem checkt of de juiste medicatie aan de juiste patiënt wordt gegeven en legt bovendien vast dat het middel is verstrekt.”

De verplichte tweede controle op medicatie blijkt in de praktijk vooral ’s nachts nog wel eens moeizaam omdat de verpleegkundige bezetting op de afdeling dan lager is en een collega vaak elders druk is. De Scan-App biedt daarvoor een oplossing, aldus Bartels. De Scan-App is geïnstalleerd op een iPod die het formaat van een smartphone heeft. Op alle afdelingen worden deze iPods inmiddels ingezet voor klinische patiënten bij het Albert Schweitzer ziekenhuis in Dordrecht en Zwijndrecht.

Goede camera

“De keuze voor een iPod touch komt voort uit praktische overwegingen: deze apparaten hebben goede technische specificaties en zijn bovendien betaalbaar”, vertelt Bartels. “Als je een smartphone zou willen introduceren met de Scan-App, is dat financieel een ander plaatje. Plus: de iPod touch die wij gebruiken heeft een goede camera-functionaliteit, een noodzaak voor een medicatiescanner.”

Vanuit het ziekenhuis werd er een budget ter beschikking gesteld om de apparatuur aan te schaffen. “De medicatiewagen hadden we al op de afdeling, maar ik zocht naar een mobiele oplossing. De Scan-App wordt nu gebruikt op alle klinische afdelingen, met als uitzondering de intensive care van het Albert Schweitzer. Daar wordt namelijk een ander elektronisch patiëntensysteem gebruikt”, vertelt Bartels.

De Scan-App werd ontwikkeld door de VCD IT Groep, de softwareleverancier die ook het elektronische voorschrijfsysteem van het Albert Schweitzer ziekenhuis levert. “Net als de medicatiewagens is de Scan-App aangesloten op het centrale, elektronische voorschrijfsysteem. De gegevens in de app zijn dezelfde als in het medicatiedossier dat de artsen en verpleegkundigen op laptop of terminal raadplegen”, aldus Bartels.

Gewoon even aansluiten?

De introductie van de iPods op de werkvloer was een uitdaging voor de IT-afdeling van het ziekenhuis. “De uitdaging bij de Scan-App was dat ziekenhuis klaar moest zijn voor mobile device management. Eerder in 2013, bij de invoering van de barcode gecontroleerd medicatie delen, moesten we onder andere patiënten polsbandjes introduceren en het wifi-netwerk dekkend te krijgen. Een upgrade van het netwerk en de laptops was toen noodzakelijk. Met de iPods op de afdeling was er weer een upgrade nodig, om ook mobiele apparaten in het beveiligde netwerk toe te staan.”

Het lijkt bedrieglijk simpel: je koopt een aantal devices en sluit ze aan op het netwerk. Maar zo simpel ligt het niet, ondervond Bartels. “Een time out wanneer de app een bepaalde tijd niet gebruikt wordt, data die niet lokaal opgeslagen is als iPod uit het ziekenhuis wordt gestolen: dat zijn allemaal randvoorwaarden die goed ingeregeld moeten zijn.”

“De ziekenhuisnetwerken en - beveiliging moeten zo ingesteld zijn dat je veilig op het netwerk kunt, en dat er geen vertrouwelijke medische gegevens gelekt kunnen worden. Daar komt vaak een behoorlijke investering bij kijken. Maar de iPods draaien op een ander besturingssysteem, en het kostte best wat moeite om die aan te sluiten op de beveiligde omgeving. Inmiddels werken de apparaten op het besloten netwerk nu goed, en kunnen verpleegkundigen inloggen met hetzelfde gebruikersnaam en wachtwoord.”

Nog meer ziekenhuizen

Naast de hardware was er een investering nodig in de ontwikkeling van de software. “Die investering was niet enorm. Dat lag met name in het feit dat de softwareleverancier van het elektronisch voorschrijfsysteem, de VCD IT Groep, bereid was om de app te ontwikkelen. Zij hebben onder hun klanten gevraagd of er meer behoefte was aan een Scan-App.” Die interesse was er wel volgens Bartels, maar het kostte veel moeite om andere ziekenhuizen te vinden die mee wilden doen. “Uiteindelijk waren wij het startende ziekenhuis. Ik heb heel erg mijn best gedaan om andere ziekenhuizen mee te krijgen bij de productontwikkeling, dat is niet gelukt. Maar ik hoop dat veel gebruikers nu wel zullen volgen.”

Bartels kan alleen gissen naar de reden waarom andere ziekenhuizen niet mee willen doen met de Scan-App aan het bed, die controle op high risk medicatie en daarmee de patiëntveiligheid vergroot. “Wellicht heeft het te maken met andere werkprocessen. De app vervangt niet alle functies van de computer on wheels. Zo kunnen verpleegkundigen bijvoorbeeld nog geen opmerking plaatsen bij de verantwoording van een geneesmiddel, je kunt alleen opmerkingen raadplegen. De app heeft nog niet alle functies van de medicijnkar. Maar in mijn optiek is de Scan-App met name ingericht voor de routine waarin de computer on wheels niet wordt meegenomen, zoals intraveneuze medicatie en infusen. Dat werkproces willen we veiliger en efficiënter maken.”

Voor nu werkt de app goed en zijn de ervaringen van verpleegkundigen zeer positief, zegt Bartels. "De Scan-App is ontwikkeld voor het huidige voorschrijfsysteem van VCD, en daarmee alleen bruikbaar voor dit systeem. Maar de functionaliteit zoals we die nu gebruiken zou ook eenvoudig te bouwen voor andere elektronische patiëntendossiers en voorschrijfsystemen. Ik ga er dus vanuit dat, nu de app succesvol is geïntroduceerd in het werkproces, de andere EPD en EVS-leveranciers op basis van de vraag van gebruikers snel zullen volgen."