Grootschalig eHealth project voor wijkzorg in Den Haag en omstreken

Vijftienhonderd zorgverleners in de wijkzorg gaan het aankomende half jaar starten met eGPO in Den Haag en omstreken. Een aantal grote VVT-instellingen heeft regionaal besloten om dit digitale platform als primair communicatiemiddel in de wijk te gebruiken. Voor eGPO betekent de overeenkomst één van hun grootste projecten tot nu toe. Wat leerden de makers van het platform van eerdere implementatietrajecten in onder andere Drenthe en Zaanstreek-Waterland? “Eerst moet de samenwerking op orde zijn, daarna kan er een ICT-laag overheen gelegd worden.”

“In 2011 heb ik samen met kaderhuisarts Willem Vos het concept voor eGPO opgezet. Shanti Brandon, momenteel werkzaam als kaderhuisarts in Zoetermeer, ging destijds als één van de eerste met het systeem aan de slag”, vertelt Waldemar Hogerwaard, general manager bij eGPO. EGPO staat voor elektronisch gestructureerd patiënten overleg en is een systeem dat communicatie tussen zorgverleners onderling en tussen patiënten en zorgverleners verbetert. “Terwijl de pilot met eGPO in de praktijk bij Brandon in 2011 begon, startte er elders in Den Haag een initiatief naar aanleiding van de klacht van eerstelijns zorgverleners dat de communicatie tussen alle betrokken zorgverleners niet goed verliep. Huisartsen, wijkverpleging, fysiotherapeuten: iedereen werkt met eigen systemen."

RSO Haaglanden, een regionaal orgaan met als doel om digitale samenwerkingen te reguleren en coördineren, besluit in 2012 in te grijpen. “RSO Haaglanden liet destijds weten een selectie te gaan maken van de beschikbare communicatiesystemen. Daarvan zou er één gekozen worden waarmee alle betrokken zorgverleners zouden gaan werken. Elf partijen zaten in de race, wij kwamen als één van de laatste erbij, met onder andere grote landelijke software-leveranciers. Uiteindelijk won eGPO.”

Verkeerde focus

Na het winnen van het regionale project start in 2012 de pilot. “Daarin deden we twee projecten: één rondom kwetsbare ouderen en één rondom dementie. In de zomer van 2013 liep de pilot af”, vertelt Hogerwaard. “De resultaten waren positief: de aangesloten zorgverleners vonden eGPO een goed middel om mee samen te werken. Ons systeem werd verder uitgerold en er gingen een paar honderd zorgverleners mee aan de slag. Van regio-brede opschaling, zoals de bedoeling was, was echter geen sprake: nog lang niet alle zorgverleners deden mee.”

Hogerwaard en zijn team realiseren zich naar eigen zeggen op dat moment dat ze teveel gefocust hebben op de tool, het communicatiesysteem, op zich. “We zeiden tegen zorgverleners: dankzij eGPO kun je beter samenwerken. Dat is ook zo, maar toch klopt die insteek niet. Je kunt de samenwerkingen inderdaad makkelijker maken, maar een samenwerking ontstaat niet dankzij eGPO.” Het gevolg is dat een deel van de zorgverleners uit de pilot uiteindelijk weer overstapt op hun eigen systemen. “Met name de verpleegkundigen waren daar de dupe van. Zij spelen een belangrijke coördinerende rol in de regio en hadden soms wel met vijf verschillende systemen voor communicatie of gegevensoverdracht te maken.”

Een zorgplan in eGPO

“We zijn het zat”

In 2015 wordt er opnieuw aan de bel getrokken. “Enkele grote VVT-instellingen (verpleging, verzorging en thuiszorg, red.) lieten weten dat ze het zat waren. Verpleegkundigen moesten zich weer bezig kunnen houden met hun kerntaken, niet met allerlei extra administratieve taken. ‘We hebben destijds gezamenlijk voor eGPO gekozen: hoe gaan we zorgen dat we daar nu opnieuw regionaal mee aan de slag gaan’, zo luidde begin 2015 de boodschap.”

Wat volgt is volgens Hogerwaard een kip-ei verhaal. “De huisartsen zeggen: als de VVT-instellingen met eGPO werken gaan wij het ook doen. De VVT-instellingen zeggen: als de huisartsen het gaan gebruiken, dan doen wij dat ook.” Uiteindelijk neemt de directeur van WoonZorgcentra Haaglanden (WHZ), Ria Hofstede, het voortouw. Hofstede stelt voor dat alle VVT-instellingen via Zorgscala – de branchevereniging voor zorgaanbieders in Haaglanden -  een intentieverklaring tekenen dat zij primair willen gaan communiceren via eGPO. “Zorgscala heeft vervolgens aan RSO Haaglanden de opdracht gegeven om voor 1500 leden in de wijk licenties voor eGPO in te kopen.”

1500 zorgverleners

RSO Haaglanden gaat die licenties vanaf deze maand beschikbaar stellen voor alle zorgverleners in de wijkzorg. Zorginstellingen of zorgaanbieders betalen zelf voor hun licentie. “Dat gebeurt naar draagkracht en volume van de aangesloten leden van de RSO, afgestemd met alle leden uit de zorgdisciplines. Daar hebben wij verder niets meer mee te maken.”

Ter illustratie: naar een diëtiste die slechts een kleine rol in het zorgplan speelt en dus beperkt gebruik maakt van eGPO wil RSO geen hoge factuur sturen. Sommige zorgverleners hebben dankzij een overeenkomst met hun zorgverzekeraar wel recht op een vergoeding voor het gebruik van eGPO. “Achmea heeft bijvoorbeeld voor de ouderenzorg de mogelijkheid om 125 euro te vergoeden als een huisarts een zorgplan in eGPO bijhoudt voor een kwetsbare oudere. RSO heeft een prijslijst gemaakt naar zorgverlener-type waarbij met dat soort afspraken rekening is gehouden.”

eGPO vervangt de fax, voicemail, MDO overleg en logboekjes bij de patiënt

Concurreren met de telefoon, fax en voicemail

Huisartsen zijn door deze overeenkomst overigens niet verplicht om ook eGPO te gaan gebruiken. “We weten dat eGPO ook al een goede basis vormt als dit systeem alleen gebruikt wordt door de wijkverpleegkundigen en de patiënt, mantelzorger, maatschappelijk werker, fysiotherapeut of diëtist. Maar we willen nu wel een signaal naar de huisarts afgeven: dit is een mooi moment om bij jullie ook een hoop administratieve rompslomp weg te halen.”

Volgens Hogerwaard is het dan ook goed om te benadrukken dat - hoewel eGPO bezig is met het realiseren van koppeling met allerhande huisartsen-informatiesystemen (HIS) - dit systeem niet concurreert met het HIS. “Huisartsen moeten daar wat ons betreft vooral in blijven werken. Net als andere zorgverleners in hun keteninformatiesystemen of cliëntdossiers: ook daar tornen wij niet aan. Wat eGPO wel doet is concurreren met de telefoon, de fax, de voicemail, het intercollegiaal samenzijn dat niet efficiënt verloopt, logboekjes bij patiënt, post it’s, en alles wat daar in het midden zit. Dat allemaal moet op den duur kunnen verdwijnen door het samenwerken in eGPO.”

Eerst werken aan samenwerken

Het team van eGPO heeft veel geleerd van hun vorige pilots. “We zijn er in het verleden vaak ten onrechte vanuit gegaan dat de samenwerking tussen de zorgverleners in de wijk stevig genoeg was." Volgens eGPO’s general manager zal daar dan ook alle aandacht op gevestigd worden bij dit nieuwe project. “We gaan helpen bij het organiseren van de samenwerking. In het begin spreken we meestal niet eens over de tool.”

“Je werkt met een lokaal team dat de betrokken zorgverleners gaat ondersteunen bij het wegnemen van bestaande barrières. Zo’n barrière is bijvoorbeeld dat men aangeeft elkaar niet goed genoeg te kennen en niet goed kennis te hebben van elkaars expertise. Dat leidt soms zelfs tot een gebrek aan vertrouwen. ‘Ik weet niet goed wat je doet, dus ik doe het zelf maar’, dat idee.” Als voorbeeld noemt Hogerwaard de samenwerking tussen huisartsen en wijkverpleegkundigen. “Doorgaans nemen huisartsen de regie, maar ze hebben te veel hooi op hun vork om dit ook daadwerkelijk de aandacht te kunnen geven die het nodig heeft. Door de onbekendheid met het werk van de verpleegkundige wordt er nog weinig aan taakoverdracht gedaan. Dat komt de zorg niet ten goede.”

Welke zorgverlener doet wat precies in de wijk?

Andere barrières zijn volgens Hogerwaard slechte werkafspraken. “Als ik een signaleer dat een patiënt vroege signalen van dementie vertoont, wat mag ik dan van jou verwachten? Dat soort afspraken worden er zelfden gemaakt voor er met eGPO gestart wordt. Nu zie je bijvoorbeeld dat de verpleegkundige zo’n signalering doet en de huisarts daar telefonisch van de op de hoogte stelt. Stel de huisarts zit net in de auto of bij een andere patiënt, dan blijft zo’n melding hangen.”

Een laatste, vaker gehoorde barrière, is de last intercollegiaal overleg. “Zorgverleners klagen dat dit vaak te lang duurt, weinig effectief is en de casus die er besproken worden te vaag zijn omdat niemand een duidelijke verantwoordelijkheid neemt of heeft over een patiënt. Kortom: zorgverleners zitten niet te wachten op deze manier van samenwerken en beschouwen dat als een barrière.”

Nieuwe aanpak

Net als in Drenthe - waar eGPO provinciebreed is geïmplementeerd - gaan er bij het implementatietraject in Den Haag ook lokale implementatie-experts aangesteld worden, vertelt Hogerwaard.

Onder andere Transmurale zorg Haaglanden gaat helpen bij de implementatie en begeleiding. “Wij gaan hen daarbij ondersteunen, bijvoorbeeld door het opsporen van barrières, het zoeken van oplossingen, het faciliteren van checklists, symposia en promotiemateriaal. Alles om ervoor te zorgen dat de samenwerking tussen alle betrokken zorgverleners eerst staat als een huis. Immers: als wij die samenwerking helpen organiseren, dan bestaat er vanzelf behoefte aan tool om samen in te werken. Dán komt eGPO om de hoek kijken. Sterker nog: in essentie moet het zo zijn dat als eGPO zou falen, de samenwerking toch sterk verbeterd is in zo’n regio.”