eHealth op de werkvloer: even wennen aan een beeldscherm op tafel

In de serie eHealth op de werkvloer spreekt SmartHealth met zorgprofessionals die dagelijks te maken hebben met eHealth toepassingen. Veel van die technologische innovaties betekenen op papier efficiënter werken, kwaliteitsverbetering of kostenverlaging. Maar in de praktijk zijn er vaak genoeg obstakels te overwinnen. Een kwestie van tussen droom en daad? Deze week: professor Marc Verbraak, inhoudelijk directeur en klinisch psycholoog bij de HSK-groep in Arnhem.

De HSK-groep is een private organisatie in de GGZ met zo’n 28 vestigingen door heel Nederland. De organisatie biedt behandelingen aan mensen met psychologische aandoeningen, zoals depressies of angststoornissen. Marc Verbraak werkt zelf als klinisch psycholoog en inhoudelijk directeur bij de HSK-groep. Als inhoudelijk directeur houdt hij zich bezig met de kwaliteit van het werk dat binnen de organisatie geleverd wordt.

Ruim vijf jaar geleden kwam HSK met twee andere GGZ-instellingen samen om te kijken of de protocollen die in de praktijk gebruikt worden, ook gedigitaliseerd konden worden. Een behandelprotocol is een stapsgewijze beschrijving van een psychologische behandeling. In het protocol staan de verschillende sessies, en welke onderdelen de therapeut met een cliënt bespreekt en oefent tijdens zo’n sessie. Als deze protocollen digitaal aangeboden kunnen worden, zo meende HSK, kan een therapeut ook digitaal verslag gaan leggen. En dat is iets wat past bij de ontwikkeling van digitaliseren van cliëntendossiers in de zorg.

“In het begin overwogen we nog om eigen protocollen te gaan ontwikkelen en die vervolgens de digitaliseren, maar we hebben vanwege onze jarenlange ervaring met de protocollen van Boom (de grootste uitgever van werkmateriaal en vakliteratuur in de GGZ, red.) besloten dat niet te doen.

Daarom hebben we hen benaderd om samen te werken binnen het project, dat we de naam CureLink gaven, zodat we de inhoud van de protocollen niet zelf hoefden schrijven en ons alleen konden focussen op het digitaliseren er van.” Samen met de twee andere instellingen verschaft HSK een startkapitaal van zo’n €15.000 om CureLink te ontwikkelen. “De grootste investering van onze kant is echter niet per sé het geld, maar het beschikbaar stellen van onze therapeuten. Hun uren konden we nergens wegzetten, dat is pure investering.” CureLink is eigendomvan de uitgever – zij hebben de inhoudelijke rechten op de protocollen en beheren het systeem waar CureLink op draait – en HSK heeft een licentie gekocht op het eHealth platform.

Noodzaak om de digitaliseren

Wat was de noodzaak voor het digitaliseren van de protocollen? “Die noodzaak is tweeledig. Enerzijds is het puur praktisch: je ziet in de gezondheidszorg dat we steeds minder met papieren dossiers gaan werken, waardoor ook de noodzaak ontstaat om behandelprotocollen digitaal beschikbaar te stellen. Die ontwikkeling is voor mij als inhoudelijk directeur interessant, omdat we bij het omzetten van papieren naar digitale protocollen ook winst behalen qua doelmatigheid: met behoud van kwaliteit kunnen we net wat efficiënter gaan werken."

Anderzijds biedt een digitaal dossier meer flexibiliteit, legt Verbraak uit. "In het protocol staat wat er per sessie besproken gaat worden, het dient als ware als een agenda. “Maar het komt natuurlijk weleens voor dat er tijdens een sessie andere, meer urgente, zaken besproken worden. Dan moet je ‘oude’ onderdelen meenemen naar de nieuwe agenda van de volgende sessie, maar daar is bij die papieren protocollen geen ruimte voor. Als je dankzij digitalisering meer flexibiliteit in het protocol kunt inbouwen, door onderdelen naar voren te kunnen halen of aan te geven bepaalde agendapunten te verplaatsen naar een andere sessie, heb je dus al een flinke slag geslagen qua efficiëntie.”

Screenshot CureLink

Maar zijn protocollen er niet juist om gevolgd te worden? “Ja, dat klopt. Ze zijn immers in hun totaliteit bewezen effectief. Maar we weten ook dat er in de praktijk allerlei variatie bestaat, daar ontkom je niet aan. Wij werken bijvoorbeeld veel met werknemers die zich ziek hebben gemeld op basis van psychische klachten.

Alleen in het burn out protocol zit een aparte module over werkhervatting. Deze module zit niet in het protocol voor angststoornissen – ook een van de mogelijke oorzaken van iemands werkverzuim. Op papier kun je modules uit verschillende protocollen lastig met elkaar combineren. Je moet dan twee hele, maar half gebruikte protocollen in je dossier stoppen en steeds daar tussen wisselen. Dat wordt rommelig. In de digitale omgeving kunnen de modules die je nodig hebt uit andere protocollen wel gecombineerd worden met je hoofdprotocol. We willen dus open staan voor deze variatie, maar er wel voor zorgen dat dit in ieder geval op een gestructureerd manier gebeurd.”

Tenslotte wil Verbraak via het digitaliseren van de protocollen ook beginnen met het opbouwen van een database. Hierin moet onder andere worden bijgehouden op welke manier de zorgverleners door de protocollen lopen en welke interventies er in de protocollen nu werkelijk toe doen. Op die manier hoopt hij de protocollen verder te ontwikkelen en te optimaliseren.

Therapeuten leren elkaar om te werken met CureLink

Anderhalf jaar geleden werd CureLink op alle 28 vestigingen van de HSK-groep geïmplementeerd. Die implementatie verliep volgens Verbraak boven verwachting soepel. “We hebben het geluk gehad dat wij als organisatie vanaf het begin betrokken zijn geweest bij de ontwikkeling van het product. Dat betekent dat eerste versies steeds zijn voorgelegd aan een selectie van mijn therapeuten om daar hun feedback op te geven. Bijvoorbeeld over vormgeving of toepasbaarheid. Hierna volgde de pilotronde, waarbij we in zes vestigingen enkele therapeuten voor het eerst lieten werken met de digitale protocollen. Uit die pilotfase rolden weer nieuwe aandachtspunten die we meenamen aan tafel bij de ontwikkelaars, designers en programmeurs. Zo kwamen we steeds een stap verder en werd CureLink steeds beter.”

Beveiligde communicatie tussen cliënt en zorgverlener

Ondertussen werd er binnen HSK een systeem ontwikkeld waarbij er per vestiging therapeuten werden getraind door andere therapeuten die mee hadden gewerkt aan de ontwikkeling van CureLink. “Daarmee hadden onze eigen mensen dus een groot aandeel bij het uitrollen van de digitale protocollen.”

Cold turkey

Inmiddels werken dus alle therapeuten van de HSK-groep met digitale protocollen, papieren protocollen zijn nergens meer te vinden. “Dat heeft voornamelijk met onze cold turkey methode te maken: iedereen moest in één keer overstappen toen ze eenmaal de intro hadden gedaan en tijd hadden gehad om er aan te wennen. Het was niet langer een optie om nog met papier te werken.”

En was iedereen daarover te spreken? “Eigenlijk gingen de therapeuten redelijk gemakkelijk mee.

In het begin was het grootste bezwaar het scherm: men moest wennen aan een beeldscherm op hun bureau. Dat leek hen toch wat klantonvriendelijk. Ik heb dat persoonlijk niet zo ervaren. Naar een papieren dossier voor je kijken is dat toch ook niet? Het is gewoon onwennigheid, schroom die overwonnen moet worden.” Inmiddels hoort Verbraak vooral positieve geluiden vanaf de werkvloer. “Men vindt het fijn dat er meer flexibiliteit is gekomen, met name dat je handmatig modules toe kunt voegen. Daar ben ik zelf ook het meest blij mee, het werkt efficiënter én prettiger.”

Beeld uit CureLink promo video via www.curelink.nl

Parallel aan de inrichting van de digitale protocollen voor de hulpverleners, liep de ontwikkeling van een online cliënt portaal. Een beveiligde omgeving, ook wel het ‘werkboek’ genoemd, waar cliënten hun persoonlijke gegevens in kunnen zien. Therapeuten en cliënten kunnen in deze online omgeving op een beveiligde manier met elkaar communiceren via email. Daarmee is het veiligheidsissue met gewone mailprogramma’s opgelost en hebben behandelaars de mogelijkheid om mailverkeer netjes in het dossier van een cliënt op te slaan.

Een een-op-een koppeling tussen het patiëntenvolgsysteem, met daarin onder andere de administratieve gegevens van een cliënt, en de gegevens in CureLink is er overigens nog niet. "Vanuit het dossier kan een therapeut wel via een knop naar CureLink, dan wordt hij of zij vervolgens wel automatisch naar het juiste protocol van die patiënt gestuurd. Dus patiënteninformatie bevindt zich op verschillende digitale plaatsen, maar vanuit een privacy oogpunt hoeft dat niet zo’n probleem te zijn. Administratief medewerkers hebben zo geen inzage in het protocol. Maar dat hoeven ze ook niet te hebben", aldus Verbraak.

eHealth via de achterdeur naar binnen

En wat vinden de cliënten er zelf van, moeten zij ook wennen aan een beeldscherm op tafel? “Daar hebben we eigenlijk niet zoveel over gehoord”, vertelt Verbraak. “Dat zal er deels mee te maken hebben dat we CureLink voornamelijk toe zijn gaan passen bij nieuwe cliënten, die niet eens gewend zijn te werken met een papieren protocol. Ze weten dus niet beter. We krijgen van hen wel te horen dat ze het prettig vinden dat er bij ons op de werkvloer overwegend digitaal wordt gewerkt, omdat dat veilig voelt en verslagen goed worden bijgehouden.”

Als het aan hem ligt, zou Verbraak voor de patiënten nog wel iets willen veranderen: de ontwikkeling van een CureLink app of online omgeving voor op de tablet op smartphone. “Ze zijn nu zo aan een desktop computer verbonden, terwijl het fijn zou zijn als het bijhouden van hun stemming of activiteiten – een onderdeel van veel protocollen – direct via een app op hun iPhone kon. Uit andere praktijkvoorbeelden blijkt dat cliënten op die manier namelijk veel preciezer en uitgebreider informatie over zichzelf bijhouden.”

Wat heeft Verbraak van de implementatieperiode van CureLink geleerd?

“'We moeten meer met eHealth doen’, je hoort het iedereen zeggen. Maar hoe, wat en waarom dan? De veronderstelling dat het echt geld bespaart en werk efficiënter maakt moet volgens mij nog aangetoond worden. Wat je ziet is dat het ingewikkeld is om eHealth toepassingen in de zorgpraktijk te implementeren. Ik heb er daarom voor gekozen om eHealth niet via de voordeur, maar via de achterdeur naar binnen te halen. Onze therapeuten waren allang gewend om protocollair te werken, het enige verschil is dat het nu digitaal gaat. Ik heb geen nieuwe toepassing of nieuw product gelanceerd, maar een oud proces in een nieuw jasje gestoken. En dat werkt – vooralsnog – bijzonder goed.”

Alle afleveringen van eHealth op de werkvloer lezen?