Rationalisatie van het applicatielandschap in de care

De verzameling applicaties in zorginstellingen is meestal niet even doordacht tot stand gekomen. Dit leidt regelmatig tot problemen. Een applicatie blijkt bijvoorbeeld niet te passen in het bestaande applicatielandschap of is niet toekomstbestendig. Hoe voorkomt u dat? Hoe selecteert u systemen die aansluiten op de bestaande systemen en zo goed mogelijk bestand zijn tegen de continu veranderende omstandigheden?

Het streven naar een afgewogen, flexibel, toekomstbestendig applicatielandschap, dat onder controle is, heet met een mooie term ‘rationalisatie van het applicatielandschap’.

Informatiemanagers, verenigd in de werkgroep van het iCare platform, hebben ervaring opgedaan met het uitvoeren van een rationalisatie van een applicatielandschap. Zij hebben hiervoor het Referentie Domeinenmodel Care (RDC) gebruikt. Dit model geeft een overzicht van alle domeinen in een care-instelling. Informatiemanagers kunnen deze gebruiken als landkaart om alle applicaties te plotten. Zo wordt duidelijk waar eventueel overlap is en waar applicaties ontbreken.

Hoe is de huidige situatie?

Rationalisatie van het applicatielandschap begint natuurlijk met het vaststellen van de huidige situatie. Gea Hamhuis, beleidsmedewerker informatievoorziening bij Zorggroep Noorderbreedte en Martijn Eitink, projectmedewerker elektronisch cliëntendossier bij WZC IJsselheem, hebben

alle applicaties binnen hun zorginstelling geïnventariseerd en ingedeeld in een of meer domeinen van het Referentie Domeinenmodel Care. De afbeeldingen van de systemen op het RDC leveren in één oogopslag inzicht in de applicatiearchitectuur van de organisaties. Dit leidde bij de informatiemanagers uit de werkgroep Architectuur al meteen tot interessante discussies over de gemaakte keuzes van deze twee instellingen.

Melding van een kapotte lamp

Eén van de thema's van discussie bij zorginstellingen is de flexibiliteit waarmee applicatie-architecturen aangepast kunnen worden aan toekomstige ontwikkelingen. Waar zijn knelpunten te verwachten als verwachte ontwikkelingen zich doorzetten? Denk aan de opkomst van applicaties voor de ondersteuning van het facilitaire proces. Stel dat een verpleegkundige ziet dat een lamp kapot is. Is het dan mogelijk om een melding vanuit een app naar het order-systeem voor onderhoud van de gebouwen te sturen? De applicatiearchitectuur geeft daar snel inzicht in en roept nieuwe vragen op.

Om te komen tot rationalisatie is meer nodig dan het in kaart brengen van de huidige situatie. Bij elke wijziging in het applicatielandschap in een instelling moet de vraag gesteld worden of de wijziging bestand is tegen toekomstscenario's. Worden er misschien onverhoopt keuzes gemaakt die in een later stadium ontwikkelingen in een andere richting blokkeren?

Om die afweging te kunnen maken moet de afdeling informatiemanagement in een zorginstelling het mandaat hebben om een zwaarwegend advies te geven over wijzigingen in de applicatiearchitectuur. Bij de instellingen in de werkgroep  is dat nog niet het geval. Hierbij moeten alle voor- en nadelen van een wijziging afgewogen worden. Bij voorkeur moet dit gebeuren onder regie van de informatiemanager. Het RDC kan een nuttig hulpmiddel blijken bij het maken van goede architectuurkeuzes.

Overleg met de leverancier

Martijn Eitink, projectmedewerker elektronisch cliëntendossier bij WZC IJsselheem, vertelt dat IJsselheem recent het facility management systeem heeft geüpgrade. Achteraf gezien zou hij graag het RDC bij dit project gebruikt hebben. Het RDC zou namelijk een goed uitgangspunt geweest zijn voor overleg met de leverancier en voor overleg met andere afdelingen. Daarmee zou in gesprekken duidelijker geweest zijn wat de impact van een upgrade is op informatiestromen en werkprocessen van andere afdelingen.

Eitink: “Het RDC had ons als organisatie kunnen helpen bij het beoordelen hoe het facility management systeem nu gebruikt wordt. Welke veranderingen een upgrade kan meebrengen en hoe deze veranderingen zich verhouden tot het primaire proces, de visie van de organisatie en andere informatiestromen binnen de organisatie.”

Het zou volgens Eitink niets veranderen aan de eerste noodzaak van de upgrade, maar mogelijk wel aan daaropvolgende keuzemomenten. "De cliënt en de medewerkers krijgen in het primaire proces idealiter alle prioriteit. Bij het verkennen of zelfs aanpassen van informatiestromen zou de eerste vraag moeten zijn 'Wordt onze cliënt of medewerker hier beter van?'. Het Referentie Domeinenmodel Care is een goed ondersteuningsmiddel om de focus breed te houden en te voorkomen dat het onverhoopt een project wordt van en voor ondersteunende diensten.”

Dit is de eerste blog in de serie gericht op de best practices over de meerwaarde van het werken met het Referentie Domeinen model Care. De volgende onderwerpen zijn:

• Het RDC als checklist voor informatiseringprojecten. Denk aan het inrichten van een patiëntenportaal;
• Het RDC als vertrekpunt voor een complete beschrijving van de architectuur van een care-instelling en de ontwikkeling van visie op ICT in de care-instelling.

We gaan graag met u in discussie en zijn benieuwd naar uw ervaringen. Meer lezen? Blog: hoe houdt u als bestuurder ICT in de greep? en ICT-model als TomTom voor de zorg

Over de gastblogger:

Irene van Duijvendijk is als adviseur verantwoordelijk voor vraagstukken op het snijvlak van Zorg en ICT met name binnen de caresector. Hieronder vallen onder andere het iCare platform, het eOverdrachtsbericht en het referentiedomeinenmodel care. Irene's achtergrond is verpleegkunde en gezondheidswetenschappen. Irene zorgt voor kennisdeling, door middel van artikelen, whitepapers en door haar bijdrage aan congressen en symposia. Reageer op deze blog of mail met duijvendijk@nictiz.nl.